跟踪者与主办人各执一份，用于跟踪与自我提醒，确保会议决议事项按期完成。各种例会召开下次会议时，主持人必须就上次会议执行情况进行总结，完成好坏与责任挂钩。
会议记录与会议纪要
一般企业会议下发的都是会议纪要，而不必发会议记录。通常会议记录尽可能详细，会议纪要则尽可能简洁。会议记录作为原始资料存档备查，会议纪要作为会议决议文件也要存档。会议纪要既是推动工作的工具，也是检查会议执行情况的依据。会议纪要是企业文件，会议记录不是企业文件，它仅仅是会议纪要的依据。
会议纪要通常记录会议概况、讨论事项、做出决定以及贯彻要求。要求言简意赅，文字简练，用语准确，不能模棱两可。
会议时间管理方法
凡是全体员工参与的工作推动会议，如新制度宣贯、新方案试行、新流程说明、严重违纪事情的处理通报等，通常不宜超过半小时。当然，带有娱乐性质的全年总结大会则又当别论。各小组或办公室例会(如晨会、晚会)，通常不宜超过五分钟。跨部门的晨会也以一刻钟为宜。部门周会也以半小时最多不超过一小时为宜。笔者主张“大会半小时、例会五分钟”是从最短时间上讲的，仅供参考，具体到各自的企业，还得因企业而异。总的原则就是会议言之有物，能够帮助或推动工作更好进行。
专题会议准备流程
专题会议往往着眼于新情况新问题的商讨解决，成败关键在准备是否充足。如确定会议主题、确定参加人员，预估讨论时间，预算会议开支，准备主题报告，确定开会地点、确定开会时间，并有足够时间通知参会人员进行会议准备。专题会议的召开应该是“万事俱备、只欠东风”，这里的“东风”就是组织会议召开。如果不进行充分准备，临时通知一群人员开会，往往事与愿违，达不到会议效果。
专题会议准备工作可参见后面的《专题会议组织流程图》和《专题会议通知单》。
重大会议筹备方法
企业的重大会议，如年度总结大会、经销商大会(新产品发布会)、供应商垦谈会等等，必须至少提前一至二个月进行筹备。企业要成立大会筹备领导小组，领导小组下设秘书组、会务组、接待组、礼品组、酒店组(安排食宿)。秘书组和会务组先行成立，进行会务筹划、文案写作，邀请参会嘉宾，其他小组可以后期成立，但必须在会前一周将会务人员全部培训到位，让每一位会务人员明确各自职责，清晰会议流程。