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如何用项目管理思维打破固有思维?

2020/12/13 16:32:08 |  2086次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

俗话说,“万事皆项目”。项目管理是我们在工作、生活中不可或缺的一件事,因为有无数事情和问题要去处理。如果养成了项目管理的思维,就可以将一件复杂的事情简单化,快速达到预期目标。如果一味的使用已经固化的思想,就不能灵活变通,会让计划变得越来越乱,最后一团糟。

举个较为常见的具体事例吧,很多经历过的人看到肯定会会心一笑:

做过财务工作的人都知道,每年到年底的时候,公司内部就会做封账盘点。胡嘉尔作为一名运营支持,需要向财务报备本月度的采购预算以及出款金额。但是,在胡嘉尔整理好一切去财务部门提交申请单的时候,才知道财务年末提前五天封账,这一下子就打乱原本固有的计划。今年的预算也没提够申请,出款时间也不够,导致胡嘉尔一时间陷入了进退两难的僵局。

这件事情关系重要,胡嘉尔不敢怠慢,赶紧回去跟领导请示,希望能得到一些指点。

领导听说了这件事情,指出了他工作中的误区,并教他用项目管理的思维来解决这个问题,不要因为之前的做法而形成固有思维。因为项目的变化而灵活变更,这样才能更好的完成工作。

那我们就来看看项目管理思维分为以下哪几个方面吧,欢迎大家跟我们一起探讨,一起来分析胡嘉尔在工作中的误区和改进方向:

聚焦目标

项目的目标是:创造出独特的产品、服务or成果。

所以说,项目管理思维会让人们在面对一件待解决的复杂事务的时候,先聚焦目标,弄清楚完成这件事会产生出的目的、服务或成果才算达成了目标。

拿一开始胡嘉尔申报预算这件事情来说,我们首先应该弄清楚,做这一件事情要达到什么样的一个目的。

从开头的那个事例可以看出,胡嘉尔的目的,就是拿到每一笔预算。为了这笔预算,他可以规避掉风险。所以说,在几个月之前,就应该列清楚每个月的大概预算提交上去,以便财务那边能够有充足的钱款进行调配。另外要弄清楚财务工作的特殊性,知晓每年的特殊时间节点,不至于出现突然没钱出款的尴尬局面。这一点,胡嘉尔考虑不周,导致目标没有完成。

通过系统性思考来分解工作

在每一次的项目管理中,是需要通过系统性的思考来综合认知完成项目的整体概况、阶段还有步骤。然后将它们分解成一个个有结果的任务,并设置时间节点和阶段性目标,这样可以方便项目管理人员在整个项目过程中,可以随时地监控完成进展和状态。也会让项目显得更加有条不紊,会让每个阶段的问题在当下就解决完毕。

从项目的整体观来说,系统性的思考有助于建立对于项目认知的整体观和全局观,从多维度动态地综合考虑这些问题。经过系统性的思考,将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围,划分阶段和任务层级,让每个分解的任务呈现可观察的状态,并且有可交付的成果。

在项目管理专业领域,一般常用 WBS(工作分解结构,Work Breakdown Structure)来描述和呈现这一思维的过程和成果。下面我们来简单的说一下WBS

WBS是一个项目的综合工具,创建WBS是把项目工作按阶段可交付成果分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程。

另外,在项目管理领域的WBS工作有几个必须要遵守的原则:

1100%原则

WBS需要根据项目总范畴包含100%的内外部交付物,每一层分解的子任务也要100%覆盖它的父级任务范畴。也就是说,需要在同一个层次上列出所有的分项。例如,定制软件开发项目必须在第一层级覆盖需求评估,设计,开发,测试和交付五个完整的模块。

2、元素互

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