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PM要懂的会议技巧,别说你忙成狗!

2019/6/19 9:15:14 |  519次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

别再说你忙成狗!

看看美国的项目经理,有限的职业生涯中,

竟然有八年都花费在开会这件事情上。

那不是得累成哈巴狗了么?

会议,是项目经理的一项重要工作内容。

它是交换和分享信息与观点的手段。项目经理和团队成员在项目会议上花费了大量时间。在项目环境中,会议作为管理沟通的一种方式是否经济和有效,常因项目经理的沟通技能不同而有差异。会议需要许多时间和精力,因而只有必需时才召集会议。然而,许多会议并非富有成效,这些会议准备得不够充分,主持得也毫无章法。

懂得召开什么类型的项目会议,什么时候需要召开会议和召开多少次会议,以及如何有效地主持项目会议,显然相当重要。

项目会议的类型及其目标项目经理可能需要召集许多不同类型的会议。这些会议包括:项目启动会议、项目计划会议、项目状态/评审会议和问题解决会议等。每一种会议需要达到特定的目标,因而要有相应的会议内容。

我们从海量的专业信息中,搜集了以下内容,希望拯救那些被海量大小会议累趴了的项目经理们!


一、项目启动


根据项目的来源,项目启动会议又可分为内部项目启动会议和外部项目启动会议。

(1)内部项目启动会议是指承包商的项目经理在承包合同签署后召开的项目启动会议。一般由内部项目发起人(来自管理层)、客户经理、项目经理和项目团队成员参加。

内部项目启动会议的主要目的是:

定义项目及其主要团队成员;

使团队成员明确他们在项目中的职责和角色;

概要地讨论项目的相关内容。

在内部项目启动会议上主要讨论的内容有:

项目概述;

项目的范围和可交付成果;

项目的总体计划及项目的进度规划;

项目的组织结构;

项目假设及风险;

项目文件保存、存档要求。

(2)外部项目启动会议是由承包商的项目团队和客户的项目团队共同参加的项目启动会议。一般由承包商的项目经理召集和主持。启动会议后,承包商项目团队将着手编制详细的项目计划。

外部项目启动会议的主要目的是:

明确双方对项目的期望;

确定客户和团队成员的角色和职责;

在进入计划阶段前,再次确认客户的项目需求,并确保双方对项目需求理解一致;

将承包商的团队成员介绍给客户,以便在项目中更好地合作。

这个会议使客户成为项目团队的成员,从而增加客户对项目的承诺——这对项目成功来说是至关重要的。

在外部项目启动会议上,项目经理向客户介绍的主要内容包括:

项目概述;

项目对客户的价值;

项目范围和可交付成果;

项目团队;

项目时间表;

项目实施方法(风险及假设);

项目所应达到的质量;

结论。

二、项目计划会议


项目计划会议是由项目经理召集和主持,项目团队成员参加的项目会议。项目经理要根据项目的大小及项目对组织的重要性来决定项目计划的详细程度。

项目计划会议主要目的是:编制详细的项目计划

项目任务分配:将工作任务明确分配给特定的团队成员。对于每一项任务,必须注明负责人及预计完工的日期,并要求负责人当面做出承诺;使团队成员对项目有一个整体的了解。

项目计划会议的主要内容包括:

根据WBS确定里程碑,进一步定义项目活动和任务;

预测完成活动和任务的历时,将活动和任务分派给团队成员;

讨论完成活动和任务的方法;

确定活动和任务的相互关系和顺序,并根据项目时间表制定项目进度计划;

制定项目成本计划、项目质量计划、项目沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等。

三、项目状态/评审会议


项目状态/评审会议通常由项目经理召集和主持。参加会议的成

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