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如何应用项目管理中的“假设”

2018/11/19 15:10:04 |  1551次阅读 |  来源:项目管理的77个致命错误   【已有0条评论】发表评论

假设是不经过求证,想当然地认为是正确的,是一种假想或假定。为简化生活,我们所有人都有做出假设,做出更好的管理决策。但是,我们也要知道假设是危险的:假设的事物最终可能会不合要求。在项目管理中,错误的假设能给项目带来重大问题。

错误

假设是对未来的一种猜测。任何人对未来都没有十足的把握,因此,我们要做出各种各样的假设,帮助我们制度如何继续进行下去的决策。每天我们都要做出无数个不易察觉的假设,以至于我们没有察觉到自己正在做假设。大多数时候,这是安全的、切合实际的。有时候我们会做出明确的假设,这涉及让事情变好或变坏的重大问题。

项目发生在未来,但我们做计划时,要认真考虑未来会是怎样的。未来会对项目造成影响的很多事情我们都无从知晓,所以我们需要做出假设或猜测。项目包括的几种重要假设如下所示:

  • 范围假设。例如,我们可以假设项目包括要求制作一个完整的系列文件,该文件要求只能用英文,可以采用电子格式。

  • 计划假设。例如,我们希望当有需要时,项目团队成员中所有制定的人员都可用,并且在项目整个运营期间都参与其中。此外,这些人要具备完成分配任务的技能。

  • 估算假设。例如,我们假设一项新任务的成本是参与任务的人员数量乘以标准的日工资费率,再乘以项目的平均天数计算得出的,这个天数可以根据以前做过的类似项目得出。

假设通常发生在项目规划阶段,改阶段确定项目的每个参数,回答为什么、是什么、怎么办、什么时候、什么人、到什么程度及多长时间等问题。尽管大多数时候这样做并不是很精确,假设也很不充分,但把这些假设记录在项目章程、商业论证或工作说明书里是一种常见的好做法。

当然,有时候对项目作出假设是很安全的,尤其是当假设最终不合要求的概率很小或错误的假设造成的影响不大时。但是,如果我们对重要的事情做出了错误的假设,并且最终显示我们假设错了,那么项目有可能会陷入困境。

案例分析

一个众所周知的案例是19999月美国国家航空航天局火星气象卫星任务因假设造成了重大问题。NASA损失了1.25亿美元,因为承包商的工程团队对飞船一个关键推进器使用的计量单位是英制单位(英尺和英寸),而NASA使用的计量单位则是常规的公制单位(米和厘米)。这导致了将太空船推得离火星太近而最终在进入火星大气层时发生爆炸的巨大航空事故。每个团队都想当然地认为其他团队和自己使用的是相同的记量单位,因此,没有任何人对计量单位进行检验。

解决方法

幸运的是,有一种简单的方法能够避免假设的错误:使用技术手段对假设进行分析,将其与风险管理过程联系起来。假设分析包括3个步骤:

1. 列出假设

2. 测试假设

3. 识别风险

第一步,将与项目有关的所有假设列出来。这不仅需要深思熟虑,也需要创造性,同时还要能挑战惯性思维。获得一位有经验的人的帮助非常重要,他会通过咨询一系列问题揭示假设的不足之处。寻找不易察觉的假设和明确的假设都很重要(包含在项目章程中)。

第二步,应该通过两个问题测试列出的假设:

1. 该假设会不合要求吗?(是或不是)

2. 如果不合要求,它会对项目造成严重的影响吗?(是或不是)

有些假设是安全的,不太可能会不会要求(例如,我们假设在项目完成前组织不会破产);然而有点假设不合要求的概率就会大一些

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