，在项目的需求过程中都需要作真实、准确的记载。一是为了提高
技术沟通的准确性，减少冲突。二是方便项目新成员学习及日后的维护;3、文档的共享与学习。文档存在的目的之一在于在团队中快速共享技术经验，避免成员间的重复沟通、反复沟通，增加沟通成本。如一些项目带有一定的研发性质，有大量的新知识需要学习，那么可以安排一些技术较好的项目组成员预先进行了较深入的研究，然后在成员之间进行了深入的沟通和交流，较快地掌握技术的核心。然后他们把掌握到的知识要求编制成规范统一的技术文档，通过文档的共享，加上一定的培训，所有成员都能很快掌握这些技能，避免了重复沟通和“知识专有”，加速知识和经验在团队中的传播。
三、早沟通、主动沟通，把握沟通原则
项目实施中最怕沟通得晚，问题暴露得迟。我们通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，因为这样已经来不及适应变化了的情况。比如客户提出的一些需求，我们的项目组实现起来非常困难，或者目前阶段难以解决，但项目经理只是一昧地承诺，将实情隐瞒下来，并未想办法解决，这样到项目的后期客户还是发现有较多的承诺未能兑现时，将非常的不瞒。导致项目的试运行或验收都会遇到较大的阻碍。
尽早沟通、主动沟通说到底是对沟通的一种态度，对于异于寻常的问题，特别是责任不在于已或责任真空的问题，不能够例行性提交反映就算了，由于角色不同，对同样问题各人理解不同，特别是决策层，对技术性问题可能敏感度和理解度都不够，如不进行主动和进一步的沟通，问题很可能就摆在一边，如果等到事态严重了再翻出这个问题，也许解决问题最好时机就过去了。沟通中积极、主动的态度，实践证明是非常重要的。
为了提高提高沟通的效率和效果，也需要把握如下一些基本原则。
1)沟通内外有别。即要求团队作为一个整体对外意见要一致，一个团队要用一种声音说话。
2)非正式的沟通有助于关系的融洽。比如在需求获取阶段，采用非正式沟通的方式，可以与客户拉近距离，反而能获得更多的信息。
3)采用对方能接受的沟通风格。注意肢体语言、语态给对方的感觉。始终向客户传递一种合作和双赢的态度。不论在何种情况下，都要避免与客户产生言语上的冲突。
4)沟通的升级原则。当沟通上出现困难时，可以采用沟通升级原则，即第一步，和对方沟通;第二步，和对方的上级沟通;第三步，和自己的上级沟通;第四步，自己的上级和对方的上级沟通。
5)扫除沟通的障碍。职责定义不清、目标不明确、文档制度不健全、过多使用行话等都是沟通的障碍。在平常的项目进行过程中，必须尽量避免出现这样的情况，逐步清除一些不良的沟通习惯。
目前各IT公司在经历了各种项目失败的教训后，逐渐认识到，没有好的沟通管理，公司的运作会存在巨大的隐患。沟通管理已经不仅是各企业的主观要求，也是行业标准和客户理所应当的要求。本文中提出的这些沟通建议，是希望能够起到抛砖引玉的效果，希望各位同仁可以提出更多更好的方法来改善我们的勾通效果，进一步提高公司的客户满意度，最终与客户建立长期良好的合作关系，实现双赢。