尽管软件还有很多值得改进的地方,但他们一旦认可团队,反而会尽心尽力帮助推动项目的进行。
目前一般要求每个项目经理在项目进行中都要填写详尽的项目月报,反映项目的进度,与计划的偏差,完成的项目内容,投入人力,目前项目存在的问题,以及预计项目下月的进度等等.将进度月报交部门负责人、项目管理中心、总经办审阅。
类似地也要制定针对客户的月报甚至是周报,将相关的信息反应到客户方的负责人,及相关高层.可以先发邮件,然后还要电话落实收到并口头简要汇报,特别是高管层,千万不要以为发了就等于别人会去看,一定要口头跟进汇报一次,保证客户各方面负责人对项目进展做到心中有数。
在项目的过程中,也需要注意平时做人的积累,比如要做到讲诚信,讲原则.主要是三条:1)做不到的事情千万别随意承诺;2)承诺的事情一定要努力做到;3)每次做到的事情都进步一点点.按这三条做事,即使在系统的使用过程中总会有这样或那样的一些不方便,用户也会慢慢接受稍微长一点的响应周期,也会用更多积极性眼光看现在的问题,也相信问题一定有人响应,也一定可以得到解决.进而使卖方和客户之间形成一种较为和谐的关系。
3、写好备忘录和问题跟踪记录
在一个漫长项目周期中,很多工作做了也就做了,认可了也就认可了,时间一长也就忘记了很多承诺和约定,到了验收的时候就可能重新翻出来,这种事情很多人可能都经历过,明明说可以先不做的内容最终验收的时候又成了必要条件。
每次备忘录要口头交流认可后才打印签字确定阶段性工作成果.下次工作则根据前次备忘录的双方约定继续进行,保障项目在每次工作基础上不断前进,并用备忘录约束双方的行为。同时建议在收集项目出现的各种问题时,采用问题跟踪记录表的形式,这样可以一目了然地显示出曾经收集到的各种问题,目前的解决情况,以及还有什么问题没有解决,准备什么时候解决.这样客户和卖方都会对目前的情况非常了解,通过不断地解决出现的问题,来收敛可能出现的问题,当存在的问题越来越少时,也就表示系统已经在接近验收的标准了。
4、验收阶段的准备工作及注意事项
当系统经过一段试运行,具备验收的各项条件之后,就需要着手验收阶段的准备工作了.首先需要把到目前为止完成的工作进行一个总结,列出已经完成的各项目工作成果、各类文档,对合同以及各类约定的技术文档中的相关内容进行自查,要彻底了解系统目前完成的情况如何,是否已经完成了与客户方达成的各项书面约定以及口头约定,没有完成的,如果是书面约定,准备采取什么策略去进一步完成。
做一个详细的验收计划是非常必要的,可以用来作为验收阶段的工作指导.这就需要与客户进行详细的沟通,再次明确验收前需要完成的工作,尽量避免客户方在此阶段提出过多的更改需求,这是极为重要的.验收计划中不光要有需要继续完成的工作,还需要有一个相对固定的工期,使双方都继续朝着这个方向去努力,防止无限制的拖延。
本文中提出的这些建议,是希望能够起到抛砖引玉的效果,项目验收对任何一个项目管理者都是一个极大的挑战,即使已经采取本文提到的几种手段,也不能保证项目能够顺利验收, 需要根据项目的实际情况，采取有效的针对性措施，在实践中不断总结经验，可以完善项目验收工作。