人员切实地做好各项组织、协调和准备工作，配合项目团队共同完成这个阶段的工作。
当项目的某个阶段的工作完成后，项目团队和用户共同检查和记录这个阶段的可交付成果，将项目的实际状况通报给项目各方，肯定工作成绩。鼓舞项目各方的士气，使得项目的各个参与方进一步坚定项目必胜的信心;同时，及时地分析问题以寻求改进，消除存在的分歧和误解。保障并进一步提高用户参与项目活动的热情。
当前的时代是一个合作的时代，信息系统的建设也无法脱离这个主题，它需要信息系统供应商、用户以及项目的其他参与方(如硬件提供商)的共同协作。
所以，高效和健全的项目沟通管理是项目团队为提高用户的积极参与所做出的不懈努力，有效的沟通可以使用户及时了解项目的进展情况，保证项目符合用户的要求，并按照既定的计划向前推进，使用户认同项目的进度并建立预期，及时发现和解决项目推进过程中遇到的问题。
总的来说，信息系统的建设需要项目各方的充分沟通，只有在充分沟通基础上进行的项目，才能保证项目各方的思想统一、步调一致，项目才能最终迈向成功。
三、与信息系统供应商和此项目的具体负责人和信息部门人员的沟通
沟通原则：充分沟通、换位思考、通力合作，责任共担、成果共享
有了主要负责人和集团信息主管的实际参与，还需要一位具有一定权力、懂管理并了解集团信息化战略和子公司业务情况的人员担任该项目的用户方负责人。此负责人最终由子公司的信息主管担任，他是主要负责人推进信息化建设的主要助手，负责将信息化发展战略与信息化建设结合在一起，进行企业信息化应用的总体规划和设计，他负责带领子公司信息部门鼓动和组织子公司各级部门和人员积极参与信息系统的建设，他是项目团队与企业之间的桥梁。
项目团队要以充分沟通、换位思考、通力合作，责任共担、成果共享为沟通原则，充分搭建好此负责人这座沟通桥梁。项目团队要从新技术发展角度出发，充分理解企业的战略规划，提出一些可行的企业信息化建设的发展模式。用户方项目负责人及信息部门要以集团信息化总体战略为引领目标，从子公司业务发展规划角度来看待企业的信息化建设。双方要建立经常性举行会议的制度，共同探讨企业信息化建设的总体规划和设计思路，通报项目的进展状况、分析出现的问题，组织经验交流;同时，项目团队努力促进子公司信息部门主动地与集团和子公司各级部门沟通，将项目任务和信息传递给各级部门并收集各相关部门的反馈信息。