2008年初，笔者参与了公司开发测试系统集成项目的建设,并担任该项目的项目经理。本项目的建设是为了妥善处理好公司业务创新、技术进步与可靠技术保障之间的关系,通过采购一批新的设备,建立独立的开发与测试环境,并将其与生产环境物理隔离,以实现减少发生技术故障隐患的目的。本次项目采购数额较大,且涉及的设备种类包括网络、主机、存储等多种类型和型号。因此为了保证采购的设备满足开发测试系统需求,尽量降低采购成本,保质保量按时完成系统集成项目,就必须合理运用项目管理中的采购管理理论知识,以确保项目采购的顺利成功进行。
采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%~60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其它成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。所谓采购管理（Procurement Management），是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。
一、制定采购计划
根据采购管理理论,在采购前必须制定详尽和实施性强的采购计划,这样才能保证采购工作能按计划顺利实施。而在制定采购计划时,又可以按照以下三个步骤具体实施。
1、采购分析
在采购分析中,主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较,并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务。采购分析在项目管理节点上,应该是项目规划和项目方案已经产出,采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。
其过程是,分解方案,分解方案任务,列举采购元素。在这个过程中,分解要细,估算要准,否则采购就会出问题;采购不足,或者采购过量,都会带来麻烦。
在本文项目建设中,笔者首先完成了开发测试系统的详细设计方案。在设计方案中,我给出了开发测试系统的网络拓扑结构图和主机存储架构图,明确了系统架构建设的需求。另外,还在设计方案中写明了结构图中每一个网络、主机及存储设备的详细配置、性能和功能要求。
事后证明,如果不是当时方案细节分析到位,采购到的产品很可能无法满足开发测试环境的需要。因此充分的采购分析,是大型项目建设必不可少的,需要做得全面和具体。
2、合同类型的选择
当决定需要采购时,合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点,因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方,同时维护对项目经济、高效执行的奖励;卖方的目标是把风险降到最低,同时使利润最大化。
常见的合同可分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形,买方可根据具体情况进行选择。一般来说,其适用情况如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;
②成本加固定费用