司电子信息管理有着严格的要求，比如：员工公司邮箱只能接收不超过4M的附件;
②中外方公司有各自的软件使用习惯，比如，欧洲和北美公司使用的解压缩软件多为Winzip，而中国多用WinRAR。用WinZip不能解压WinRAR生成的压缩文件，后者却可以兼容前者的压缩文件。
③外资公司更注重软件版权问题。电脑上未经公司授权不能随便安装软件。考虑到软件版权，电脑上设计评审的图纸以 PDF格式为主，AutoCAD软件只能有浏览，而没有编辑功能。
而上海的设计院工程师发送邮件时，往往按照国内设计院的习惯，给外方邮箱中上传接近20M的设计图纸为附件，并且都采用RAR文件压缩格式，AutoCAD绘制图纸中有不少中文信息。这样的沟通方式给“虚拟团队”的有效沟通带来巨大的困难。
(2)沟通安全意识差异导致的冲突分析
案例项目三，来自欧洲的业主D公司和其委托的管理总包商-英国某管理公司对于信息安全非常关注，不仅要求 A集团和其项目成员都事先签署保密协议，对于沟通过程的安全性也有特别要求，比如：
①指定信息交流平台。如总包管理公司和A集团发送给业主的资料，必须通过业主指定的Autocad 公司的Buzzsaw 项目数据库来传递，而A集团和业主方发送给总包管理公司的资料，必须通过总包管理公司制定的Projectwise的数据库，不能直接通过电子邮件发送附件。
②指定专人进行数据库界面管理。通常只有项目经理和文控人员有权访问数据库内容，其他项目成员需要上传或下载资料，必须经过指定的文控人员进行。
③推行“one clean desk”政策，所有的与项目有关的文档不允许公开放在桌面上，业主会指派人员定期检查，对违反规定的人员进行警告。
同样，案例项目四的业主方E公司和日本总包管理公司采用了Project online数据库进行沟通管理。A集团的中方人员非常不习惯和抱怨这种沟通方式，认为还是电子邮件省事，可是外方的观点非常明确，通过这样的透明沟通管理方式，能最大限度地做好对技术文档的管理，避免了发生“一方说我邮件早发了，另一方总是说没收到”。对一个多达几千份文档需要管理的项目而言，这样的数据库管理系统确实做到了记录清晰，检索方便。
西方注重知识产权的保护和过程资产的积累，所以他们愿意投资建立沟通平台，比如上面提到的Buzzsaw、Projectwise、Project online数据库。所有项目数据资料在一套系统里归集，方便了项目管理层对项目的总体把控，也避免了电子邮件发送附件的不安全和资料的分散。
同时对数据库的访问限制，也保证数据库的稳定性和项目资料的保密性。而中国文化中对知识产权和知识积累的意识还不强，注重团队成员之间的信任和关系，所以项目执行过程中在受到授权限制时，中方人员通常心里会感到不愉快，觉得这样的做法是对自己不信任。
(3)沟通习惯差异导致的冲突分析
案例项目一实施过程中，业主B公司几乎是半个月开一次设计联络和评审会，对 A集团和其分包上海某设计院的阶段设计成果进行评审。合同规定，应由A集团和上海某设计院负责准备会议纪要，而A集团和上海某设计院的中方工程师不习惯于作书面纪要，认为多此一举，都是在开会时作口头沟通。
业主方B公司技术主管X先生对此提出不满，他每次开会都做详细的会议记录，整理出会议内容、待落实事项和相关责任人，会后立即整理发给各相关关系人，并清楚地写明要求几点前给予邮件确认。
西方文化没有权威意识，习惯于契约方式进行工作，形成会议记录