"项目立项文件",主要内容是遵照合同或相关协议，项目的大致范围、项目结束的截止时间和一些关键时间，指定项目经理和部分项目成员等。
接下来的项目计划编写一般要按照以下过程进行。
1. 成立项目团队项
相关部门收到经过审批后的"项目立项文件"和相关资料，正式按"项目立项文件"中指定的项目经理组织项目团队，成员可以随着项目的进展在不同时间加入项目团队，也可以随着分配的工作完成而退出项目团队。但最好都能在项目启动时参加项目启动会议，了解总体目标、计划，特别是自己的目标职责、加入时间等。
2. 项目开发准备
项目经理组织前期加入的项目团队成员准备项目工作所需要的规范、工具、环境，如开发工具、源代码管理工具、配置环境和数据库环境等。前期加入的项目团队成员主要由计划经理、系统分析员等组成，但快要制定好的项目计划一定要尽可能经过所有项目团队成员和项目干系人之间的充分沟通。如果项目中存在一些关键的（指将影响项目成败）技术风险，则在这一阶段项目经理应组织人员进行预演，预演的结果应留下书面结论以备评审。说明：项目计划书必须在相应阶段对项目目标、阶段目标和各项任务进行精确的定义，就是要在相应阶段进一步进行项目目标的细化工作，特别是在概要设计阶段完成，详细设计阶段或编码实现开始之前，应该对下一阶段的目标任务进行细化，应当充分调查并掌握影响项目计划的一切内部和外部影响因素；应当尽可能充分地分析项目工作分解结构，这样不仅可以获得项目的静态结构，而且还能获得项目各工作任务之间动态的工作流程；应当将项目目标、任务进行分解，制定详细的实施方案。
3. 项目信息收集
项目经理组织项目团队成员通过分析接收的项目相关文档 及 进一步与用户沟通等途径，在规定的时间内尽可能全面收集项目信息。项目信息收集要讲究充分的、有效率的沟通，并要达成共识。有些成员认为，电子邮件发来的文档（计划、需求、周计划等）是在沟通不够充分的情况下完成的，成员看过后有不了解或与自己的能力或意愿不符的情况，但通过电子邮件等方式沟通的效率不高，这也 许是个习惯的问题，也许和某个具体问题本身 是否 容易通过 电子 邮件 沟通清楚 有关。因此重要的内容需要开会进行讨论，确保所有重要问题都得到理解，最终达成共识。讨论会上达成共识的应当记录成文字落实在具体的文档中。
4. 编写《软件项目计划书》
项目经理负责组织编写《软件项目计划书》。《软件项目计划书》是项目策划活动的核心输出文档，包括计划书主体和以附件形式存在的其他相关计划，如配置管理计划等。《软件项目计划书》的编制参考《GB/T 8567-1988 计算机软件产品开发文件编制指南》中项目开发计划的要求。各企业在建立 ISO 9001 质量管理体系或 CMM 过程中也会建立相应的《软件开发项目计划书规范》。
编制项目计划的过程应当分为以下几个步骤：
（1） 确定项目的应交付成果。这里，项目的应交付成果不仅是指项目的最终产品，也包括项目的中间产品。例如通常情况下软件开发项目的项目产品可以是：需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书、项目阶段计划、项目阶段报告、程序维护说明书、测试计划、测试报告、程序代码与程序文件、程序安装文件、用户手册、验收报告、项目总结报告等。
（2） 任务分解：从项目目标开始，从上到下，层层分解，确定实现项目目标必须要做的各项工作，并画出完整的工作分解结构图。软件开发项目刚开始可能只能从阶段的角度划分，如需求分析工作、架构设计工作、编码工作、测试工作等，当然规模较大时也可把需求、设计拆分成不同的任务。特别是在概要设计完成时可以对下一阶段的目标任务进行