解掌握情况，做到心中有数。为开好工地工程会议，总监理工程师(或总监代表)和各专业监理工程师应当十分熟悉工程建设施工要求，全面掌握工地各方面工作情况。为此，必须做到“四个充分”：
1)充分熟悉工程合同条款，了解施工进度要求、质量要求、技术规范和技术要求、安全要求以及施工技术方案和各项工作接口;明确业主、承包商和监理三方各自的责任和义务。这是开展监理工作，召开工地工程会议，进行施工组织协调、解决施工问题的依据。
2)充分了解工程施工现场情况，做到现场巡视不漏项。各专业监理工程师应按照自己的职责，深入了解，逐项巡查，包括曰进度、施工质量、施工组织、施工方法、施工机具、材料供应，以及上次现场会议决定执行情况和整改通知书发出后的整改情况等等，并且在每次巡视之后都要认真做好巡视记录。记录要完整、真实。同时，在现场巡视中若发现需要立即整改的问题，监理应及时就地给予指出，避免造成不必要的返工和损失，并事后补发整改通知书。
3)充分做好与各方的会前沟通。
①首先，要制定会议程序;
②其次，要明确与会各方必须向会议汇报的内容，包括资料准备、工程进展情况、存在问题、需要监理协调的事项及下步将采取的具体措施等。由于工程施工分为土建施工、设备安装、试车与投料运行、竣工验收等阶段，各个阶段工作特点不同，内容也不同，因此要根据不同施工阶段的不同要求明确不同的汇报内容;
③再次，要掌握各方面的信息，了解业主、承包商(包括分包商)各方对工程施工进度、质量、资源投入和安全等方面的要求或打算。第①②项应由监理方草拟，经与会各方一起讨论同意后，形成文件，共同予以实施。
4)充分思考，认真分析，理清和确定召开每次工地会议的总体思路。因为随着工程建设的深入，时间、空间、环境和工作内容都发生了变化，施工现场每天都有新的进展，施工组织、现场工作都有新的不同，涉及的工作内容、出现的实际问题也不同于以往，所以每次工地会议都会有新的内容和议题，召开会议的思路和方法不能千篇一律。为开好每次工地会议，会议之前应在总监理工程师(或总监代表)的主持下召开现场监理内部会议。各专业监理工程师应详细交流自己了解和掌握的信息，并在认真思考分析的基础上就如何开好工地会议提出意见和建议。然后，由会议主持者归纳汇总，明确提出召开工地会议的总体思路和将要解决的实际问题，以及解决问题的措施或设想。
由于准备充分，监理可以在召开工地会议时就可以占据主动地位，发挥主导作用，工地工程会议就可能达到预期的目的，取得满意的效果。
4.按时开会，检查讲评，发现问题，统一协调。在做好充分准备的基础上，驻地监理工程师要按照上次会议确定的时间召开工地会议。会议要按程序逐项进行，避免漏项，防止内容前后颠倒，混淆不清。同时，主持者要灵活机动，力戒呆板乏味。会议的重点是：
(1)对上次会议纪要明确要办的事项予以确认并进行讲评，好的给予肯定，差的提出批评;
(2)检查监理已发整改通知书的实施是否到位，和资料提供是否齐全;
(3)按照汇报内容的要求，认真听取与会各方的工作汇报及信息交流，并对自上次会议以来的工作进行检查，肯定成功的做法和已取得的成绩，对承包商存在的差距和不足应开诚布公地予以指出，涉及业主方面的问题也不能回避;
(4)针对现场存在的实际问题，协商确定解决办法和具体措施，做到任务清楚，工作具体，责任明确，措施切合实际，按照“5w1h”法，把任务和措施落到实处;
(5)指定专人认真做好会议记录。记录应符合“真实、准确”的原则和要求。会后，监理人员应根据会议记录，将与会人员形成的共识及在重大问题上各方的不同意见进行