⑦ 合同规定的各种独立发包工程(材料、设备)、专项供应材料(设备)招标采购的方式、程序、合同各方的职责界定以及时限要求;
⑧ 合同各方争议问题的处理方式、程序;
⑨ 合同双方的违约责任;
⑩ 合同风险的内容以及风险的事前控制措施;
11 合同进展文档管理的要求
12 由合同规定的业主方的责任、义务和权利出的参与工程项目管理的每个成员在项目实施过程中的工作责任、义务、权利以及行为的法律后果。
4.2 合同交底程序
对于业主方而言,合同交底通常是合同的谈判、签订人员(或者是精通合同管理同时非常熟悉该项目的专家)向管理团队中的成员陈述合同意图、合同要点、合同执行计划的过程,通常可分层次按一定程序进行。相对于承包人通常的“三级交底”程序而言,对于业主方,其合同工程师往往参与了从项目资格预审、招标文件重合同的起草和编制、投标过程中往来澄清函件的起草以及投标结束后合同的谈判和签订,即参与了建设项目的整个招投标活动,在此工作程中基本上完成了高层管理人员对其的合同交底工作,所以业主方的合同交底程序可分为“二级交底”程序:
① 在合同签订后,合同工程师应针对项目组织管理体系中各部门的职能分工和责任划分编制合同交底方案。合同交底方案中应全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况的处理、合同风险及防范措施、合同执行计划等,并解答各部门负责人提出的问题,最后形成书面的合同交底记录。
② 各部门负责人或由该部门的合同管理人员向本部门的合同执行人员进行合同交底,出陈述① 中所述内容外,还应将合同中具体条款与执行人员的责任、义务、权利以及法律后果相对应,并解答执行人员提出的问题,最后形成书面交底记录。
③ 各部门将分别形成的交底记录反馈给合同工程师,尤其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施和风险防范措施进行修改和完善,最后形成合同管理文件,下发各执行人员,知道其在工程项目中的管理活动。
5 结束语
合同交底是业主方全体成员有序参与项目实施过程的重要保证,与合同执行体系中的每部分每环节能否按计划实现合同目标密切相关,是整个合同管理中的一个重要环节。同时应该注意的是,对业主方而言,在工程项目的进展过程中合同关系人以及合同条款都可能发生变化,所以合同的管理和执行是一个动态的过程,合同交底也不应该是一劳永逸的,也应该是动态的 ,这样才能真正达到合同交底对工程项目管理所起到的作用。