合同打好基础。
合同交底应在每一个合同事件履行前把该事件的合同目标、要求以及其他事件之间的联系等传达给该事件的责任人及执行人,以落实业主方的合同管理职责。
3、 业主方合同交底在工程项目管理中的作用
有合同交底的概念及要求可以分析出其对业主方工程项目管理的作用。
3.1 合同交底使业主方参与工程项目管理的人员了解合同、统一理解合同,明确了解工程项目的目标,规范业主方全体成员工作,有助于项目目标的实现。
在合同交底过程中,业主方全体管理成员首先熟悉合同的全部内容,并对合同条款有统一的理解和认识,避免了因不了解或对合同理解不一致带来的工作上的失误。而且在合同签订后,通过合同工程师针对管理成员的工作范围、工作职责以及知识结构的不同而制定的合同交底方案会使每个成员在了解整个合同内容和合同关系的同时,明确自己的工作职责与合同的责任、义务以及权利的对应关系,大大提高管理人员处理实际问题的方法的有效性和正确性,势必有助于项目目标的实现。
3.2合同交底是规范业主方全体成员工作的需要
合同管理的基本内容是界定合同各方当事人的责任、义务和权益的界限,规范各项管理活动,提醒全体成员注意执行各项管理活动的依据和法律后果,以便在工程实施中进行有效的控制和管理。虽然不同的业主方的组织形式和管理体系不尽相同,但所有的管理活动都必须以合同的规定为基础,必须用合同规范管理活动,要做到这一点,合同交底也是必不可少的。通过交底,可是让全体成员进一步了解自己的权利界限和义务范围、工作的程序和法律后果,摆正自己在合同中的位置,有效防止因权利、义务的界限不清一起的内部和外部的责任争议,提高合同执行的效率。
3.3 合同交底有益于发现合同中隐藏的问题和合同风险的事前控制
合同交底是合同工程师向全体成员介绍合同意图、合同关系、合同基本内容、业务工作的合同约定和要求等内容,包括合同分析、合同交底、合同学习、提出问题、合同再分析、再交底的过程,因此有利于全体成员再结合自身工作的基础上发现合同中隐藏的问题、各类风险、合同中以及合同间彼此矛盾的条款、用词模糊集界限不清的条款等,一方面提高了全体成员合同风险的防范意思,一方面完善了合同风险的事前控制。
3.4 合同交底使合同管理体系得以落到实处
合同管理工作包括建立合同管理组织、保证体系和管理工作程序、工作制度等内容。其中,比较重要的是建立诸如合同文档管理、合同跟踪管理、合同变更管理、合同争议处理等工作制度。现有的业主方合同管理工作中,大多存在管理制度已建立,但执行力不足的问题,而合同交底是解决执行力不足的很好的办法。在合同交底的过程中,每个成员都必须认真学习合同,认识自身工作的范围和职责以及法律后果,所以每个成员都会在工作中自觉地执行合同管理的程序和制度,并积极采取措施防止工作失误和偏差。
4、 业主方合同交底的具体实施
如前所述,业主方合同交底对工程项目管理目标的实现起到很大的推动作用,其具体实施包括交底内容和交底程序两部分。
4.1 交底内容
合同交底是以合同分析为基础、以合同内容为核心的工作,涉及到合同的全部内容,特别是关系到合同目标能否顺利实施的核心条款。内容如下:
① 合同各方的工作范围界限;
② 合同关系及合同涉及各方的责任、义务和权利;
③ 合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序;
④ 合同进度控制总目标及阶段控制目标;
⑤ 项目费用控制目标,特别是合同价款的支付以及调整的条件、方式和程序;
⑥ 合同中规定的各种变更发生的前提和条件;