发生额外的费用和索赔，业主要在招标文件中明确要求投标人应通过设计文件、施工图纸、现场踏勘，以及对周围环境的自行调查等资料，充分了解可能发生的所有情况和一切费用，包括市政、市容、环保、交通、治安、绿化、消防、土方外运，以及水文、地质、气候、地下障碍物清除等各种影响因素和费用，分项各单列报价，并汇入总报价。
业主还应该要求投标人对由业主提供的材料设备的装卸保管费、以及另行分包工程的配合管理费等进行报价。对于其它未列入报价的费用项目，则应视为已包含在总报价之中，不得再另行计取。
对于有关工程质量、工期、费用结算办法等等主要的合同条款一定要列在招标文件中，中标后再谈容易引起争议和反复。
另外，业主在招标文件中确定的投标有效期要留有一定的余量，以免因为意外事件延期而给招标工作造成被动。
在招标文件中对评标办法不宜公开全部细节，以免投标人有针对性地投其所好，提供虚假的资料，从而误导评标。
业主在确定投标人数量时要注意，人数不宜少于五家。太少，就可能竞争性不足，找不到最佳承包商；也容易发生由于投标人的疏忽而出现意外情况导致废标，造成本次招标工作失败。当然，如果投标人太多，则会大大增加招标和评标工作量。
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