成本控制也是年会项目管理的重要内容。“有一点要特别提醒各企业组织年会的同仁们的是，由于年底是各种聚会活动集中的时候，最好尽早预订酒店和租用各种灯光、音效设备等。这样可以减少不必要的麻烦，还有可能节约一定的费用。”丁经理控制成本方面是典范。他充分发挥自己各方面的特长，在Flash制作、音乐编辑、短片拍摄等环节都是“自己动手，丰衣足食”。仅这几项就为星巴克每年年会节约了几万元的开支。虽然像丁先生这样一专多能型的人才不是每个企业里都找得到，但是相信每个企业都会找到掌握一两种技能的人，把他们联合起来，就可以保持年会项目在成本范围内顺利实施。
“总体说来，年会项目的时间进程一般分为三个阶段。第一阶段是距年会两个月左右的时间。这时需要做的事情包括确定策划方案、节目海选、预订场地及相关设备等；第二个阶段主要是我自己来完成。我会在选定的节目基础上进行改编，使其更符合年会的主题，然后在大约距年会一个月的时间里进行彩排；最后的阶段是购买相关道具以及节目的最后彩排等。”
经验分享
租用场地是不算大也不算小的一件事，它既不能太大，让企业承担不必要的费用；也不能太小，几百人挤在一起，怎么能心情舒畅呢？以举办一个200～300人的年会为例，北京地区中、高档的酒店可以选择中旅大厦、华润饭店、华北大酒店、国际会议中心等；一个400～600人的年会，可选择的地点有中旅大厦、国贸饭店、嘉里中心饭店、世纪金源、国际会议中心。实际上如果不考虑价格因素，国贸饭店基本上可以满足各种规模的年会。
另外，还要格外注意的一点是，现场的空间应尽可能大一些，尤其是房高要至少5米，因为年会一般需要搭建灯光设备，在塔起灯架后，要以不会给人压抑的感觉为准。刚才提到的酒店都有自己的舞台，可以节省一部分自己搭建的费用和时间。
供表演的舞台也要足够大(去年星巴克选用的舞台约200平方米)，除了预留台上演员表演的空间外，还要有足够的余地安置背景板、乐队(包括架子鼓)、灯光音效设备、泡泡机、干冰机等等。
虽然大家的唱功都还说得过去，但毕竟是业余演员，超过30秒就有“露馅儿”的可能。另外，每个演员有与自己最亲近的人，他们表演时，自己的亲友团会最热情，因此一个好办法是将每位演员、每首歌的最精彩部分留下，做一个“大串联”。这样上台的演员更多，气氛更热烈。同时员工的参与度增强了，眼球的疲劳度降低了，还加强了部分员工之间的交流。
彩排是必不可少的环节，除了让大家对年会的全部表演过程有整体的把握外，还有助于提升演员的现场感。有的演员原来表演可以打7分，彩排之后，现场感会使他们提升两分，这对保证整台年会的质量是十分必要的。
最后，还有一点千万别忘记，那就是灯光、音效等设备对场地的供电能力要求较高，所以一定要事先了解场地租赁方能提供的电力总瓦数，以及是否能提供接电点、动力电在什么位置等细节问题。在北京，高压电缆是8元/米，接电点的位置自然越近越好。
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