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企业活动项目管理

2011/11/3 9:51:33 |  5572次阅读 |  来源:林静   【已有0条评论】发表评论

因为商业、产品和服务的性质变化,现代管理越来越向项目管理的类型转变。世界经济就是通过一个个不同的项目来逐步实现经济发展目标的。三峡大坝的修建是一个项目,京广铁路客运专线是一个项目,北京奥运会是一个项目,甚至国庆60周年都是一个项目。《财富杂志》和《华尔街日报》甚至称这种趋势为“未来的浪潮”。

而节庆活动产业的扩张就是这种大环境改变的一个结果。我们需要新的活动来推出新的产品,新的信息发布会和展示会被用来拓展目标市场;而当国家的经济情况改变时,新的节庆活动被用来为各个旅游目的地重新定位市场。经济危机到来的时候,活动被用来提升国民的信心,促进消费和流通。同样,政府部门也不能不受影响,比如国家税务局就需要设立活动,来为国家税务政策的改变作必要的宣传造势。环保部门也需要系列活动来对全民进行环保意识的教育。

节庆活动可以被看作是对这种持续改变中的经济和文化环境的一种反应。而作为“项目”的一种,节庆活动的管理将会不断受到“项目管理”方法的渗透和影响。

我们先来讨论一下什么叫项目项目的定义就是一系列具有特定目标,有明确开始和终止日期, 投入一定额度的资金并消耗一定资源的活动和任务,是一个复杂的“非日常性的”,一次性的工作努力。使之受到限制的因素有时间、预算、资源,以及为达到客户需要所特别设计的效果。

根据这一定义,节庆活动当然是一种项目。项目所产出的资产可能是一个建筑物、一部电影、软件系统,甚至是人类的登月计划,或者一项节庆活动。而活动项目管理则是对活动的策划、领导和控制。

因此,对活动进行项目管理是活动筹备中的重要环节。活动的项目管理是集中在创立和筹备这一项活动的管理过程当中的,这不仅仅是指发生在活动进行中的管理工作。活动的项目管理更是一个描述活动前、活动进行时和活动结束后的各项具体工作的系统,真的跟我们前面提到的装修工程有不少相似之处。

活动管理由几个管理领域组成,包括策划、领导、市场营销、设计、控制和预算、风险管理、后勤保障、活动进行或上演以及评估。在活动的运行周期中,这些不同的管理工作领域有着持续的相互作用和影响,而项目管理是把这些所有的管理原则都整合在一起。它覆盖管理的所有领域,为推动实现活动的目标而整合所有的管理工作。

不像那些不断生产成品的常规企业,一个活动项目必须要在第一时间就能制造出最好的产品,没有机会对它进行改进和完善。按音乐行业的说法,就是“你的品质由你最近的一次演出决定”。这样就更要求我们在活动筹备中做好前期的每一个细节,只有当你把筹备工作做得充分,才可能让最终的结果接近完美。利用多年的活动项目管理经验,我们总结出运用项目管理来进行活动运营的优点如下:

· 活动项目管理可以避免一项活动因为过分依赖一个人所冒的风险。当你拥有由文件、档案、手册以及清晰的沟通和团队所构成的管理系统时,这个活动就已经为所有的团队成员所理解,有关活动的正确的经验也为大家所共享。这时即使出现某个岗位的人员缺位,也能及时予以补充。

· 降低项目风险,提供项目实施的成功率。项目管理中重要的一部分是风险管理,通过风险管理可以有效降低项目的不确定因素对项目的影响。其实,这些工作是在传统的项目实施过程中最容易被忽略的,也是会对项目产生毁灭性后果的因素之一。活动项目化管理可以使活动的管理更加清楚、明晰。事实上,活动的管理工作,尤其是重要的管理工作的缺位是经常发生的,但采用项目化管理方法和流程可以避免这种缺位。

· 活动项目管理可以用来帮助训练员工。项目管理同时提供按步骤培训员工的基本框架。

· 活动项目管理可以确保对利

益相关者的可靠性。对利益相关者的管理是项目管理的基础知识范围。

· 适用于任何领域的管理工作,而不仅仅是节庆活动。活动所用的管理术语也适用于其它任何领域,所以当活动结束时,其工作人员的经验和能力也可用于其它行业或领域。

· 活动的项目管理与其它行业通用一套管理体系,也有助于与利益相关者们沟通的需要,减少沟通成本和因沟通不畅所带来的损耗。

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