先设定的完成时间相比较,以精确地控制项目进展。
从立项到项目完成,是一个长期的过程。企业各个层面的成员,从高级经理到基层员工,在项目磨合中必然会提高自己的沟通能力,并培养出以协作为中心的“团队精神”(Team Spirit)。项目中的时间管理,打破了传统组织架构中的等级观念、条块分割等局限,鼓励相互尊重、相互协同和创新的企业文化,使企业运营提升到一个新的高度,从而最终促进企业文化的提升。时间表是各方力量均衡的产物。
各职能部门在审核时间表时,会从本部门的角度考虑其可行性。时间表在最终得到决策层的批准后,将成为项目组和职能部门之间的沟通桥梁和制衡工具。通常时间表是指对任务(task)的时间安排和控制,这是时间管理的最重要的部分;时间管理的另一个很重要的方面,就是每个参与人员的时间资源。项目人员的时间资源表需要尽可能地列出每个参与人员的性格、特长、角色、计划投入的时间量及阶段等基本要素。项目人员的时间资源表应先于项目任务的时间表草拟出来,以便在制定项目任务的时间表时指定负责人和参与人员。
GDM项目组成员深知项目管理的核心是时间管理,项目的成败取决于时间表的制定和实施。因此在为GDM项目量身定制时间表时,遵循了以下步骤:
(1)头脑风暴。尽可能地召集所有相关人员,包括IT部门、业务需求部门、法律部、财务部和采购部等,让大家一起考虑所有项目相关的工作任务,并且确定其相互依赖关系。
(2)项目拆分。将项目拆分成若干子阶段和子计划,确定各个计划的负责人。
(3)计划草拟。确定项目节点和关键路径。将草拟计划送至决策层及相关人员,并在职能部门中征求意见。
(4)计划确定。收集好各方面意见后更新制定时间表,然后再召集相关人员开会,明确责任和目标。
3、确定“里程碑事件”
所谓“里程碑事件”,往往是一个时间要求为零的任务,就是说它并非是一个要实实在在完成的任务,而是一个标志性的事件。“里程碑事件”的目的就在于将一个过程性的任务用一个结论性的标志标的,从而使得任务拥有明确的起止点,这一系列的起止点就成为引导整个项目进展的“milestone”。GDM项目组成员深知一个好的组织要有战略管理和项目管理来相互支持,战略管理强调做正确的事情,项目管理强调正确地做事,那么在项目管理过程中就要按照好的思路来进行。
里程碑是项目管理不可忽视的一部分,里程碑是项目中的重大事件,在项目过程中不占资源,是一个时间点,通常指一个可支付成果的完成。编制里程碑计划对项目的目标和范围的管理很重要,协助范围的审核,给项目执行提供指导,好的里程碑计划就像一张地图指导下一步该怎么走。通常编制里程碑计划的具体步骤如下:
(1)认可最终的里程碑。要求参与项目的人员一致认可最终的里程碑,并取得共识。这项工作在准备项目定义报告时就应完成。
(2)集体讨论所有可能的里程碑。项目组成员通过头脑风暴法,把这些观点一一记录在活动挂图上,以便选择最终的里程碑。
(3)审核备选里程碑。得到的所有备选里程碑,它们中有的是另一个里程碑的一部分;有的则是活动,不能算是里程碑,但这些活动可以帮助明确认识一些里程碑。
当整理这些里程碑之间的关系时,应该记录下判断结果,尤其是判定那些具有包含关系的里程碑。
(4)对各结果路径进行实验。把结果路径写在白板上,把每个里程碑写在一片“便事贴”上,按照它们的发生顺序进行适当的调整和改变。
(5)用连线表示里程碑之间的逻辑关系。用连线表示里程碑之间的逻辑关系是从项目最终产品开始,用倒推法画出它们的逻辑关系。这个步骤有可能会促使重新考虑里程碑的定义,也有可能是添加新的里程碑、合并里程碑,甚至会改变结果路径的定义。
(6)确定最终的里程碑计划,提供给项目重要利益相关方审核和批准。根据上述原则,结合SGM IT项目流程,GDM项目组制定了严格的Tollgate项目节点,主要分为准备阶段和计划阶段、定义阶段、构建阶段、测试阶段、实施阶段;根据每个阶段确定该里程碑需要提供的交付文件。把确定的里程碑用图表的方式张贴在项目管理办公室,以便大家时时能把握。所有进程都按照时间表稳步执行,正是由于科学的项目进度管理,才能确保该项目的顺利实施。GDM二期项目组通过制定时间表和对里程碑事件的确定,有效地控制项目实施进度。该交付文件清单不但确保项目实施质量,更为下一阶段项目的进行提供了宝贵的经验。