行整理，去除冗余信息，形成更为规范、易读的制式文档。
在信息管理当中有一个基本原则，就是要在产生信息的地方收集信息才是最有效的。将文档的形成过程分成记录和整理两个阶段，用各种最方便的形式首先进行记录，这样也是可以作为文档满足实际需要和各种质量体系的要求，以后再经过整理形成可供后人查阅的文档，不必非要在紧张的开发项目过程中进行文档整理工作。
5、区分项目文档与产品文档
在文档管理中，还经常遇到项目文档和产品文档的问题。在软件研发项目中，一个项目任务的完成，经常需要多个软件系统(产品)的共同配合，从而会形成项目与产品之间多对多的矩阵式管理关系，既要满足项目管理的需要，又要满足各系统的产品管理的需要。一般的经验是，将针对单个系统的软件需求、设计、编码、测试的文档作为产品文档，作为相应的软件版本的配套文档，反映软件系统本身的变化过程，而将跨系统的业务需求、整体方案、联调测试、联合投产、项目管理等相关文档作为项目文档，作为与相应业务需求和项目的配套文档。这方面可以具体参考之前的短文《软件研发项目中业务需求与应用系统之间的矩阵化管理》。
6、经得住事后审计
作为交付物的文档，必须要能够清晰记载各种事项的来龙去脉和因果关系，对于一些重要的决策要记录其关键过程，也就是说，无论是从专业角度还是从管理角度，对于形成逻辑关系的关键内容都要形成文档记录，不仅便于后续环节的理解，更要能够经得起事后的审计。所以，对于一些比较重要的技术类和管理类文档，从事后审计的角度来审视文档内容，确实也是一个很好的视角。在很多单位当中，一份逻辑严谨、经得起审计的文档，越来越重要。