使各沟通责任人能够清晰地了解他所负责的沟通任务，可以按规定的时机和内容与他所负责的沟通对象进行及时的沟通。
在IT信息化项目中，项目团队要采用统一的项目文档管理方式，包括统一的文档书写格式、规定的文档目录、文档保存的方式、信息读写的权限等，使文档的书写、保存和检索非常清晰和方便，用户和沟通责任人能够快速地提取到所需要的信息。为保证沟通的真正实现，项目团队要建立沟通反馈机制：规定沟通必须保证信息被接收者接到并理解。
项目团队要通过各种例行的和随机的会议和报告与用户进行沟通，将提交给用户的报告分为定期报告、阶段审查报告和紧急报告三类，规定具体的报告格式及提交时间。将沟通作为用户参与的基础、号角和保障。
三、与子公司主要负责人和集团信息主管的沟通
沟通原则：了解战略意图、解决出现的问题、汇报实际成绩。信息系统建设项目常常被称为是主要负责人工程，而此项目则可以称为主要负责人CIO工程，项目团队以了解战略意图、解决出现的问题、汇报实际成绩作为与子公司主要负责人和集团信息主管进行沟通的原则，建立好与他们的沟通，这样既使子公司的信息系统建设始终在集团的总体建设规划之中，又使子公司的信息系统建设能够实际地为自身的发展提供动力，并且使子公司主要负责人和集团信息主管在项目中切实参与，起到了直接领导、直接控制、直接协调的作用。
事前，对于信息系统项目来说，系统的管理思想、管理体系的建设通常是自上而下的行为，而在这个项目中。由于子公司自身业务的发展是集团总体发展战略的组成部分，因此信息系统的建设不但是自集团总体战略而下，而且也是自子公司自身战略而上，是集团和下属子公司的战略组合。制定信息化战略就成为了十分重要的一项任务，需要项目团队从项目一开始就要同主要负责人和集团信息化主管进行充分的沟通。
另外，主要负责人最关心的是项目的投资回报、项目的进度，项目团队需要让他明确地了解信息系统建设的前景和建设过程、可能会遇到的困难和风险、双方所需要付出的努力、选派一位合格的用户方信息系统建设负责人的重要性等信息，特别是主要负责人在信息系统建设中的重要作用和所需要做的工作。
通过沟通这些信息，使主要负责人在信息系统建设之初就亲自确定好总体规划、分步实施、效益驱动的实施原则，制定或审核了企业信息化建设的总体规划，建立以自己亲自挂帅、信息部门牵头、各级部门参与的实施组织。设立各级责任制，保障各级部门和人员的积极参与。
事中，每当项目的某个阶段将要进行时，项目团队都要提前向主要负责人和集团信息主管发出通知，明确告之该项目阶段将要进行的活动内容及其要达到的阶段目标和里程碑是什么、需要得到他们的支持是什么;当项目的某个阶段正在进行时，及时向他们通报项目遇到的困难和风险有哪些、出现了哪些问题、需要他们付出哪些努力和做出哪些决策。
直接领导、直接控制、直接协调，以保证项目推进的顺利进行，及时向他们通报项目遇到的困难和风险有哪些、出现了哪些问题、需要他们付出哪些努力和做出哪些决策，使他们能够真正直接领导、直接控制、直接协调，以保证项目推进的顺利进行。
由于子公司主要负责人和集团信息主管在项目中的影响和作用不同，项目团队与他们沟通的内容、时机和方式也就相应有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后这三个与他们沟通的时机，其次需要掌握好与他们沟通的内容。