在活动项目管理中，应着重考虑长期的财政效果。首次庆典活动的资金缺口被分摊到未来的节日庆典活动中，但总体上讲，财务管理的目的是要在当时抵消所有的支出花费。
并非所有的活动项目都是以赢利为目的的。例如：作为新产品，一款新品牌的香水其产品促销活动是主要市场运营活动中的一部分。目的是通过销售取得长期收益。香水制造公司要承担举办活动的各项支出。
同样，聚会和庆典的支出通常是由客户支付的。活动项目管理公司对于活动项目财务的良性管理能保证在活动初始向客户提供的支出报价至少能抵消举办活动所导致的各项支出费用，同时还可能为公司创利!在其他情况下，入场券及各项销售(如产品出售)收入能在抵消支出后获利，因而为活动组织者或投资方带来利润。
对于一个活动项目财务管理的第一步是弄清以下问题：
1、举办活动项目的目的是否是为了盈利?
许多活动项目的举办带有广泛的目的性，但却不包含盈利行为。例如，在街道上举行的游艺或音乐节是免费向公众推出的，其成本是由政府机构和域赞助商承担的。通常由行业和个人提供相关产品和服务来帮助活动项目的正常进行。这使得准确计算活动项目的成本成为一件不容易的事情。然而，应指出的是所有其他支出都应得到相关的批准并记录在案。如果一个活动项目的目的是为慈善机构募捐，就应首先制定目标，活动项目的支出和得到的款项都应明细分列。
2、活动项目的成本如何?
在上列募捐或其他任何非赢利的活动中，应着重计算活动项目的成本并跟踪审视活动项目的实际支出。在任何活动项目中，易手的资金必须有详细的记录。在大多数情况下，财务记录必须有审计的过程。支出或成本的费用包括上缴的费用、佣金、广告、保险等。
3、什么是收入的来源?
一般情况下，收入源自出售入场券或收取参展费用。活动项目的商品销售也是收入的来源。这类商品包括运动衫、帽子等物品，可通过活动组织者出售也可通过零售商出售，活动项目组织者根据销售额收取一定百分比的费用。这种计划有时在餐饮销售中被广泛使用。
如何计算入场券的销售与保本点的比例关系?这是一个棘手的问题，从本质上讲，这取决于两个方面，是采用大场地、多观众和低价的方法还是采用小场地、观众数少和高价位的方法?本章后面将更为详细地讨论这一议题。
4、需要哪些控制体系确保不发生欺骗行为?
所有行业都应各自负起责任并建立必要的体系，确保资金的正确流向。相关的体系和步骤能保证每一项资金交易都有案可查，所有支出都经过批准，包括付款、现金操作、支付税金等事宜。活动项目当天的现金管理体系往往并未到位，因此通常会发生收银机被开启，员工不打借条而拿取零钱以及现金袋被随便乱放。这些明显是不应发生的事情。
5、如何履行法律和税收义务?
雇用正式合格的财务人员能保证你的行业账目准确并能符合法律要求。
6、现金流动的情况如何?
活动项目极具特色，因为在大多情况下，只是在活动项目举办的当天才能得到收入。这意味着所有诸如工资、办公室支出和上缴费用的成本支出必须预先从现有基金中支出。
当入场券早在活动项目举办之前就提前售出时，如同大型音乐会的操办方式，公司则处于令人十分羡慕的地位，因为这样可使其从收人中支付费用，而且还能在债务到期前收取这笔资金的利息。但很少有活动项目被列入这类部门之中。根据上述原因，现金流动计划是活动项目计划过程中基本的步骤。
7、预算
制定预算是计划初始阶段的一个组
成部分。预算包括预期的收入和支出，根据这两项得出活动项目预计的纯收入。预算本身是一项计划，它根据所有合同签约商和供应商的准确报价而形成，同时还根据认真的调研来保证每项任务活动的支出都记录在案。
它向人们提供了批准支出的原则并确保活动项目的财务各方面都步人正轨。预算是活动项目建议的组成部分或是活动项目管理方与客户之间的引证基础。