不少工程项目存在管理不规范、实施流程不完善问题，“边设计、边施工”以及“赶进度、拼时间”是其典型特征。本案例便是项目监理具体操作过程中面临的棘手难题，其实质是规范管理与粗放管理的矛盾。
显然，对于一个监理单位或监理工程师而言，如果生硬照搬监理规范、管理流程，将使这类项目的推进一事无成；但是如果不按照规矩来管理，又会使监理单位背上监管不力的“黑锅”。因此，以监理规范为基础，变通管理办法，是可控项目监理的解决之道，最终实现业主单位和监理单位的“双赢”。
认清工程文档管理
工程文档是保障信息系统正常运行和维护的重要基础，是记录工程活动、检查项目实施绩效的凭证。在项目实施过程中，工程文档管理和信息管理贯穿整个工程实施的各个阶段。
项目实施过程的每个工作日的各个方面都会发生一系列的事件，汇集各种各样的信息，需要通过文字载体由监理工程师确认和传递。每周的周例会、工程的检查会、工程的协调会、每月的月报表、工程验收会等都以文字报告或表格形式上报业主单位或相关单位。
业主单位在建设过程中对有关进度、质量、费用、合同等方面的批复意见与要求，供货商提供的设备型号、数量、到货时间及有关厂家资料，承建单位施工过程中经常发生一些情况，并向业主单位、本监理单位、其他单位发出的信函、文件，也通过文字信息传递。
文档管理不仅要求承建单位切实记录工程建设过程，保证工程建设文档的完整，而且要求业主单位认真做好文档管理，保证系统建设各项相关活动的可追溯性。为了加强工程文档管理，监理单位必须建立有效的信息管理及工程文档管理制度，其管理范围有：
◆ 现场监理人员日记和大事记
◆ 承建单位（承建单位）施工人员工程实施日记
◆ 各种设备、系统的测试报告
◆ 各种工程施工计划
◆ 各种施工图纸、技术说明
◆ 每周和每月的例行会议纪要
◆ 现场办公会议纪要
◆ 做好项目协调会、技术专题会的会议纪要
◆ 承建单位（承建单位）向监理工程师所作的各种报告（进度、质量报告）
◆ 监理工程师所作的工作报告
◆ 监理工程师向承建单位（承建单位）所发出的各种通知
所有这些信息必须分类整理保存，作为信息工程项目执行的完整档案和事实依据，供有关单位和部门参考。同时，信息档案也是对信息工程项目目标及工程任务进行有效管理的主要工具。
在工程文档管理中，监理工程师必须理清各种文档的类型、地位和作用，有些文档是工程开工的前提，有些文档是过程中可以补充完善的。在工程准备阶段，以下文档是必须的：
1、 需求规格说明书；
2、 设计文件；
3、 实施方案；
4、 承建合同。
但是，这些文件往往项目开工时均不具备，如何在前置条件不满足的情况下，有所作为，不耽误工程进度呢？
适时补充文档
在某种情况下，监理单位必须采用可变通的监管方法，推动和管理工程实施，主要做法包括：
第一、 以招标文件为基础，先行展开各项工作
在本案例中，监理单位在项目可研阶段便已介入，协助业主单位分析需求，编写项目招标文件的技术部分，并经过公开招标程序后，确定了系统承建商。事实上，工程项目都经过了招标程序确定承建单位，并以此签订合同。投标文件从总体上明确了：
项目需求、方案设计、实施计划等，这些要素是日后承建单位详细设计和施工方案的基础和前提。因此，监理单位完全可以以招标文件为依据，尽快展开监理工作，对于一些文档进行适时补充完善。
第二、 监督管理好项目总承包商
与本案例类似，大多数项目由一个总承包商（集成商）与业主单位签订承建合同，再由若干分包商（施工队）与总承包商签订分包合同，分别承担相关建设子项。显然，总承包商是项目的总体合
同责任方，由他负责对分包商的管理和协调，包括各种工程文档的编写和提交。因此，监理单位必须通过监督管理好总承包商，作为统一接口，实现便捷、有效的工程监理。
第三、 对承建单位进行必要的培训
工程项目特别是信息工程项目监理的引入是近年的事，许多承建单位缺乏对监理的理解，因此，与监理单位进的配合可能会有些困难，特别是在过程文档的编写和提交方面，需要得到监理单位的培训。
在项目实施过程中，工程文档管理和信息管理贯穿整个工程实施的各个阶段。