IT行业自上个世纪70年代蓬勃发展，直到现在，如何管理好软件项目还一直是大家讨论的话题。这是因为软件项目失败的太多，比如项目彻底被取消、项目的工期拖延等等。
就中国目前很多软件开发团队的实际情况来看，从某种程度上来说，错误的使用和依赖两个软件来管理项目是项目失败的一个重要理由。这两个软件就是Microsoft Project和Microsoft Word。 就像钉钉子，总是用一把斧子。
工程项目 vs 软件项目
Microsoft Project本身是一个不错的项目管理工具，能够做任务分配，Petri-NET, Gannt图，资源使用分析等等。但是，Project是用来管理工程项目的，如造房子，修大桥等等。这些工程类的项目一般使用以任务驱动的管理方法。而软件项目和传统的工程项目有本质的差别，那就是任务的不确定性。举个例子，目前房地产很火，造什么样的房子，只要资金到位，都能保质保量的造好。造10层楼，1层用多少人天，每天做什么，很容易计划，分配任务，人力资源。而且需求是不会变的。没见过造房子，盖了3层之后改主意了，拆了重新盖。
而软件就大大不同了，需求的变化是不可避免的，而且凡是做过项目的人都知道，需求的变化实际上还挺频繁。这样一来，很容易造成计划赶不上变化，用Project定义任务，计划工期通常要耗费项目经理大量的时间，而且没有意义。
有人问，为什么需求不能固定下来呢？定下来就不许变。通常工程师会问这样的问题。如果他变成了客户，他可能就不会问这个问题了。需求总是会变的。第一：出钱的总是有更多的话语权（当然改需求是要应该付费的）；第二：市场的情况在变，比如竞争对手突然发布了一个新的产品功能， 那我们也必须做出应对，这就要变更需求；第三：写需求的不是神仙，人都或犯错误的，犯错误允许改正（但犯错误要有惩罚，就是需求变更是要付费的）。 因此传统的纯瀑布式的开发方式已经成为历史了，愈来愈多的开发团队采用极限编程，迭代的开发，来应付需求的变更。
那么软件项目的这种特点，需要与之相应的项目管理工具。用斧子钉钉子的做法就有点不合时宜了。
和传统项目还有一个很大的不同，当工程项目拖后了工期，可以多加人手，把工期赶回来。而软件就不这么简单了，新来的人要熟悉项目的内容就要花时间，工期很难完全赶上。很多IT的老总们体会不到这个问题，总以为多加人手，加班就能搞定。真正的有效的项目管理是要靠一个有效的管理体系来支撑的。
需求的描述
软件项目有很多不同类型。目前我们所说的软件项目，多数指的是应用类(Application)的软件项目，而不是系统类(System)的项目，如数据库，文件系统，开发工具。系统类的软件项目和应用类的项目有很大的不同。系统类的项目花很长时间研究体系架构（Architecture），设计系统的框架，模块之间的关系等等。而应用类的软件基本上会用现成的框架，如J2EE, 或Microsoft的平台等等，主要精力放在需求的实现上。中国目前的应用系统多数是为客户做定制开发的项目，比如各大企业、政府、机构、国防等做的系统，也有一些做产品的，如中小企业的财务系统，通用办公软件等等。 针对应用类的项目，我们看看使用Word写这类的需求有什么问题，为什么有问题。
一般用Word来写需要，隐含了一个想法，就是一上来把需求都写好，定下来，然后给开发部门去实现。一般Word文档写的需求很庞大。 而对于应用系统的开发, 我建议使用迭代的方法开发。上面提到了，瀑布式的开发已经成为了历史。需求一次性写好，很难。软件是慢慢成长起来的（见Microsoft Secrets），一个mi