项目一旦签订合同开始立项，应当立即启动第一次项目启动会，第一次会议的召开成功与否对整个项目的影响是非常大的，好的开始是成功的一半，如果第一次会议中能够体现实施公司的专业性，树立起良好的形象，对日后的项目协调、工作安排，会有这良好的推动作用，如果在第一次会议中显得比较被动，不够专业，会让项目的协助方对项目产生疑问，对日后项目的实施、验收都会产生负面的影响，所以本次会议需要认真地准备。
1 会议的目的
项目启动会之前均属于项目的商务操作部分，在这个阶段中，涉及的人员不是很多。在项目正式启动后，通常会发现，此时双方项目主要参与者不再是原先洽谈商务的人员，所以在项目一开始启动的时候，召集项目实际的实施者、使用者一起开会，明确项目实施周期、范围是非常必要的。
并且在项目启动之前，甲乙双方由于商务价格等方面的原因，往往处于对立面。在项目正式启动后，双方的关系主要转变为合作，此时双方最大的利益点在于把整个项目实施成功，所以通过第一次项目协调会要让参与的所有人员认识到这一点，这是尤为重要的。
2 会议人员
参加会议的人员应该有如下人员
甲方： 项目负责人
项目接口人
最终用户代表（如客户服务部部门经理）
实施方：项目经理
项目现场工程师
项目采购负责人
其他项目相关人员
关键设备的供货商
3 会议前期准备
会议召开之前必须做好充足的准备，准备好以下资料：
1、 会议召开的目的
2、 会议召开要讨论的问题（如项目实施的周期、项目人员的工作安排、项目人员协调关系等）
3、 会议召开要明确的内容（如项目实施的范围、软件的功能等）
4、 所有要讨论的问题和内容需要写成文档，在开会前半天，发送给所有要开会的人员，相关的文档如有必要也需要发送给开会人员。
4 会议内容
通常步骤如下：
a、 请甲方、乙方的领导说话
b、 项目经理介绍人员组成和工作职责，确认项目实施周期
c、 项目产品经理介绍整个项目的实施范围和内容
d、 其他内容
会议需要做好会议记录，如果有条件，会议记录应当当场整理好，打印出来，会议各方代表签字保存。