4.2工作的监督如果得不到严肃认真地对待,清晰而简洁的目标就没有太大的意义。
有下面几种情况:①没有人监督,计划有了,执行的好与坏没人管,或有些事工作分解不细,没有明确规定该工作由谁负责去做,职责不明,无法考核。②监督的方法不对,监督或考核机制不合理。监督和控制是操之过急或力度不足,同样会产生反作用。监督过严使下属口服心不服,监督不力则可致使现场的工作纪律难以维持,工作目标无法达成。
4.3有效的监督控制方式
1) 领导依据工作计划,安排自己在合适时间(定期不定期或便于发现和解决问题的时机)去跟踪检查。 2) 规定执行者在什么时候,什么情况下该汇报工作进度等相关情况或相关原因。 3) 事先向所有人员说明,相关职能人员是代表自己来跟进这些事情的。相关职能人员(追踪人、助理、助手、资料员等)应在什么时候进行跟踪监控,回馈信息或递交报告等等。 4) 监督下属及时地双向自动地沟通和反馈。通过下属与上级的问题,上级可及时全面了解任务的完成情况,当下属工作出现问题时,上级可以指导下属不断进行修正。 5) 责任范围明确,有详细的工作分解结构(WBS块)。查起来对照清晰,未完成一目了然。
5 跟进,对执行者进行激励。
后续跟进与监督检查,以确保负责计划的人员能依照原定计划完成当初承诺的目标,并找出缺乏纪律或观念与行动不匹配的问题,同时也应理清各项具体细节,让组织各运做单位的步伐协调。如果遇到外在环境发生变化,完善的后续跟进也可使计划执行者迅速灵活的应变。
跟进的本质就是加强过程管理,你既然布置了工作任务,就一定得有结果,员工下属作了月工作计划、周工作计划,就得执行,如果计划下达后连自己都忘了,或者员工工作计划上交后自己都忘了,久而久之大家就不把工作任务和工作计划当回事,结果执行力自然就难以提高,很多工作就会推进不力、不了了之,也没有责任人,解决这一困境的最好的方法之一就是跟进。
后续跟进监督好的结果要给予表扬,肯定甚至奖励。同时,要总结成功的经验。对于坏的结果则要及时纠正,要总结经验教训,事事问责,人人问责。没有做到和完成工作任务的应该受到处罚,同时要追究责任。领导者要做到奖罚分明,并把这一精神传送到整个项目当中,否则人们就没有动力为项目(企业)做出更大的贡献。
追究当事人责任包括两个方面:第一,不要纵容能力不足的人,不拖延处理问题,明确惩罚不是苦差。管理者得悉问题后,应先冷静下来,然后直接告诉员工的问题症结所在,快速处理问题是很重要的。让员工知道他应该改善的地方。按制度惩罚也是一种很好的训练方法。第二,有改进的机会(明确职责和目标,加强检查和反馈)。从新员工开始工作的那一天起,管理者就应该有明确的工作责任、目标、重点和标准。并用文字记下来,并指定日程表定期总结进度。查找问题。保证员工毫无疑问地完成任务。向员工提出要求必须具体明确。(有任务、时限、格式、标准。延误怎么办及重要性等等),接下来最重要是检查反馈并定期评估。对工作表现评估要用文字记录下来。因为人们比较重视文字记录下来的表扬、批评和反馈意见。
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文章来源:中国项目管理资源网
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