随着建设部加强对建筑工程质量的管理，施工技术资料不断规范和完善，建设部在2001年颁发了国家标准《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），广东省建设厅在2003年底下发了《关于统一使用〈广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表〉的通知》（粤建管字〔2003〕120号）。施工技术资料不断增多，而且在项目部资料编制人员精简的前提如何提高现场的资料管理水平，确保施工技术资料一次交工，并达到良好的经济效益。这成为了各个施工项目部急需解决的问题，故此，如何规范建设工程技术资料管理，越来越引起管理者的重视和关注。现就本人从事施工技术资料工作的实践经验，对资料管理过程普遍存在的问题进行原因分析及工程资料归档的要求。
一、普遍存在问题：
1、电脑设备简陋，现场资料员依靠WORD或EXCEL自己制表，制出来的表格虽然大致一样，但相对省统表软件的规范表格还是有一定差距；
2、材料合格证细则表原件存放处未能正确填写的，而且合格证及出厂检验报告复印件未加盖与原件具有同等法律效力的印章；
3、施工检验批、隐蔽验收记录等资料与施工进度不相符，施工表格填写不按施施工规范规定填写；
4、进场材料、砼试件、砂浆试件等的监督抽检数量不足；
5、一些少量构件如：圈梁、门窗过梁、构造柱等有强度要求的混凝土未留置砼试件；
6、检验批质量验收记录表中“施工执行标准名称及编号”一栏填写了国家标准；
7、施工日志编制不完善、缺项；
8、见证员证书未加盖监理印章的；
9、竣工图漏盖章、漏签名、设计变更资料没按规范修改到竣工图上的或者在竣工图上没如实反映变更情况的、图物不相符的、缺设计变更汇总及汇总表漏盖章的；
二、造成资料问题存在的原因分析或整理要求：
1、有的工程项目部为节约工程成本，现场资料室配套的电脑设备落后，工程资料管理系统软件配套不完善，购买市场上不正规的施工软件，更甚者连计算机软件也不配套。施工现场资料员的人员素质不一，不要以为资料编制是一件很简单的事情，有部分资料员对计算机软件不熟悉，在制表过程中难免出现缺字错字的现象或表格的形状过于不成比例。对软件的使用技巧不熟悉将不但直接影响计算机现场资料的管理水平，更影响了平时施工过程中资料编制的效率。
2、在工程实践中，材料合格证及检验报告的搜集往往具有一定难度，因资金问题，材料供应商会扣押下来不提供，或者供应商提供了不符合要求的资料，这些情况都严重影响了资料搜集的工作效率。故从订购这一环节资料员与材料员就要注意把关，资料员也必须跟材料员进行交底，在材料进场过程中材料供应商必须提供多少份盖好印章的合格证及检验报告，厂家检验报告是否已过期等，这一系列的问题资料员在每个项目开工前就必须跟材料员交待清晰。万一不能通过以上途径搜集到所要资料，那就只能用经济手段来约束材料供应商，以此来达到材料合格证及检验报告的完整齐全。
3、资料与施工进度不相符，侧面反映了资料员在资料编制过程中“闭门造车”这一现象，有的资料员在资料编制过程中，一方面由于缺乏对工程进度的了解，资料的内容往往不能与实际的施工进度情况相符，内容填写有提前的，有滞后的；另一方面缺少对施工工艺操作过程的熟悉，在资料表格编制的过程中，往往会出现该填写的项目内容没有填，不该填的项目内容又偏偏填上了。
所以日常资料编制时，资料员就应该针对施工现场每天的施工进度及每一施工环节，主动出击，做好每天的施工记录，遇到表格中不会的项目要认真请教现场施工人员，及时填写、搜集有关资料。资料（特别是试验资料）严禁后补，既不能反映工程质量实况，又耗费大量的精力，并不划算，平时坚持稳打稳扎这项基础性工作，既为施工管理服务，为工程创造效益，又为日后竣工验收做好铺垫。
4、导致材料、砼试件、砂浆试件等的监督抽检数量不足，主要是由于在项目开工前前期工作不足有关。项目开工前没有熟悉设计图纸，没有根据设计图纸弄清所需主要材料的清单，对材料、砼试件、砂浆试件等在见证送检、监督抽检欠缺一个详细的阶段计划。往往当组织验收时，才发现这种材料或那个试件的监督百分比不足。
5、在进行主体结构混凝土抗压强度汇总时，往往会发现漏掉一些少量的构件部位。门窗过梁、构造柱等这些构件部位，一般都是在主体工程的后期完成，做混凝土试件的施工人员经常会忽视这些构件部位的试件留置。
6、由于国家验收规范只列出了验收的质量指标，那具体的操作工艺就只能靠企业标准了。只有按照不低于国家质量验收规范的企业标准来操作，才能保证国家验收规范的实施。如果没有具体的操作工艺，保证工程质量就是一句空话，故施工企业单位应编制不低于国家质量验收规范的操作规程等企业标准。
7、施工日志是从工程开始到竣工，对整个施工过程中的重要生产和技术活动的连续不断的详实记录。内容包括了每日的天气、温度情况；施工的逐日进度、人员进退场的情况；设计变更、洽商情况及原材料进场记录等。竣工验收前，往往会发现一个奇怪的现象：资料员或施工员对着组卷好的资料在施工日记上补写内容：对着混凝土养护情况记录表补写天气情况、温度等；对着混凝土、砂浆强度检验报告补写原材料、试件、试件编号及见证取样送检记录等……施工日记本来是每天的工作已经记录好的，怎么现在反过来写回忆录了？这主要是施工日记填写的内容包含了多个部门的情况记录，填写施工日记的施工人员跟各部门欠缺沟通：材料什么时候进场、钢筋什么时候隐蔽验收、材料今天是否送检，这些填写人员必须跟现场施工员、专业班组、采购、仓管等各人员每天进行了解与沟通。
8、见证员证书是由监理单位提供给施工单位资料员，必须经提供证书的监理单位盖章才可归档入资料。
9、竣工图主要划分为建筑竣工图、结构竣工图、钢结构竣工图、幕墙竣工图、二次装修工程竣工图等，是真实记录各种地下地上建筑物、构筑物等情况的技术文件，工程建设最终情况的真实反映，是对工程进行交工验收、维修、改建、扩建的重要依据。竣工图不仅作为建设工程档案的重要组成部分，还作为工程竣工后的结算依据，所以对竣工图的编制，不能随意在竣工图纸作不正确的标识或标识不明确，所有图纸上的更改都必须根据图纸会审记录、变更设计通知单或工程洽商单的内容在竣工图纸上标识到位。在这里谈谈竣工图的要求及标识方法：
①竣工图必须是蓝晒图，图纸上均应加竣工图章、设计单位出图专用章、建设单位章及设计注册工程师章等。
②不同幅面的工程图纸必须统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面。
③对于少量文字和数字的更改一般是杠（划）改法：即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近空白处适当位置填写图纸变更后内容，并加盖设计变更章注明原因。
④对于少量图形的修改，可采用叉（×）改法，用“×”将被修改部分划去，在其附近空白处适当位置重新划上变更后的图形，并加盖设计变更章注明原因。
⑤对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在其附近空白位置，划上修改后的图形，并加盖设计变更章注明原因。
⑥对于施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

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