编者按：如果用两个字概括当前社会的特点，那就是“变化”，而这种变化在资讯産业中体现得尤爲突出。专案管理对於软体企业来说，是应对变化较爲有效的方法。下文根据中创软体在专案管理方面的实践，提出了一些经验之谈。
如果用两个字概括当前社会的特点，那就是“变化”，而这种变化在资讯産业中体现得尤爲突出，技术创新速度越来越快，用户需求与市场不断变化，人员流动也大大加快。在这种环境下，企业需要应对的变化以及由此带来的挑战大大增加，也给管理带来了很多问题和挑战。软体行业是一个极具挑战性和创造性的新行业，管理上没有成熟的经验可供借鉴。而专案管理应该说对於软体企业，尤其是那些以应用开发与系统集成爲主的软体企业，是行之有效的管理方法。
问题多多
专案管理虽然没有非常高深的理论，但要真正实施起来，也绝非易事。一个典型的专案基本可以划分爲啓动、计划、控制、执行、收尾五个过程。而软体企业实施专案管理的挑战，可以说是贯穿於专案的整个生命周期。
啓动过程面临的第一个挑战是“专案目标含糊，充满冲突”。专案的利益相关者，如专案发起人、成果使用者、负责单位等之间对需求理解不一致，对专案的目标设定不一致。啓动过程面临的第二个挑战是“交流语言不规范，缺乏沟通技巧和工具”。以上两方面的挑战导致了在专案啓动过程中，很难使专案目标被清晰定义及一致理解。管理学上经常提到的“资讯漏斗”，就是指这样一个非常重要的问题。除此之外，对专案目标一致性重视程度不够，也是专案啓动过程中普遍存在的一个问题。很多专案管理者低估了达成专案目标一致性的难度，在这方面投入的精力不够，往往简单地认爲已经达到一致。因此，很多专案其实是在目标没有定义清楚的情况下匆忙啓动的。
专案计划过程面临的最大挑战就是计划的准确性差。産生这个问题的原因是多方面的。首先，是资讯不充分。很多专案经理在制定计划，尤其是制定一个新的专案计划时没有认真地去挖掘专案资讯，没有花足够的精力去与客户进行深入交流。由於没有真正使专案目标达到一致，因此专案人员获取的资讯往往是互相冲突的，是“垃圾资讯”，对制定计划没有有效的帮助。第二，缺乏科学的估算方法。第三，对计划工具的抵制。第四，缺乏对资料的统计积累。这也是一个非常具有挑战性的方面，也是我们在企业发展中应注重加强的方面。
专案实施过程面临的挑战是由於计划不准确、关键路径不能锁定，从而导致里程碑目标不能保证专案目标，专案实施的时间压力增大；导致资源调动配置不合理，成本上升。在时间和成本的双重压力下，公司的质量管理很容易流於形式。
而在专案控制过程中，由於受专案时间和资源的限制，专案管理者必须能够准确及时地了解各方面的变化，以及由此带来的连锁反应，并做出相应的系统调整。然而，在没有有效资料积累和资讯不充分的情况下，这方面的难度很大。
由於从专案啓动，到专案控制都存在着很大的挑战，因此在专案收尾过程中关於时间、质量、成本和专案范围的冲突在这个过程中集中爆发出来。这些冲突主要表现在三个方面：一是客户与专案团队之间，专案团队可能认爲已经完成了预定任务，达到了客户需求，而客户并不这样认爲；二是专案团队与公司之间，专案团队可能认爲自己已经付出了艰苦的努力，已经尽到了责任，然而公司却因爲专案成本上升和客户满意度不高并没有获得利润；三是专案成员之间，由於缺乏科学合理的评价体系，专案完成後的成绩属於谁、责任属於谁的问题往往造成团队成员之间的互相不理解。
更重要的是软体企业中往往没有把专案经验与教训转化爲知识的意识与机制。在一个专案中出现的问题，经常会在以後的专案中重复出现。这也是爲什麽很多软体企业在发展到一定阶段，停滞不前“陷入泥潭”的重要原因之一。
应对有规
根据近年来中创在专案管理方面的实践，我们提出了“加强策划、加强计划，变化管理、知识管理”四句话，这些是针对专案管理不同阶段提出的需要特别强调的问题，希望通过强调这些问题来规避风险，管理变化。
加强策划的目的包括：明晰专案的价值、定义专案目标、使专案目标被一致理解。其中，最重要的一条就是专案目标被一致理解。加强策划的方法，第一条就是“发现真正的客户”；第二，要分清客户需求与专案成果特性之间的关系。第三，要充分发挥行业专家的作用。在专案实施过程中，要调动的往往不仅是公司内部的资源；第四，要深入沟通；最後，专案策划过程中要强调的是“公司知识的注入”，就是要把公司过去的专案成果、知识等充分应用，不要什麽东西都从头重来。
爲了加强计划的有效性，我们在公司内部十分强调科学方法与工具的使用，并专门开发了数位神经系统。“数位神经”这个名字是从微软借用来的。最初听到这个词时，还以爲只是一种理念的炒作，但深入思考之後才发现“神经”这个词用得的确非常好，好在它表示出来两方面的含义：一是数位只有联结起来才有用，孤立的数位是没有太多价值的；二是表示出了“快速反应”的意思，在当今这个高速变化的社会，能否快速应变是至关重要的。这个系统的完成对於公司很多决策和资源的再调度、再分配起到了很大的帮助。在计划制定过程中，要强调使用模版、计划流程，通过严格的计划程式和评审签字流程，来提高计划的严谨性。爲了提高计划能力，要注重研究和培训。
变化管理首先要严格变化控制流程，首先要确认基线的变化，这个基线的变化在公司内部是受到严格控制的。在很多情况下，专案组喜欢说“客户需求已经变化了；而这时客户可能会说“没有变化”。如果没有严格记录变化控制流程，就很容易産生分歧，发生混乱。我们特别强调，专案中的变化一定要获取客户及公司内部的签字认可。同时，通过数位神经系统对变化进行跟踪。另外，变化管理的第二个方面是资源的动态调配与重新组合。变化管理的第三条我们强调配置管理。变化管理的第四方面就是采用先进的质量保障体系。
知识管理是变化管理的基本条件，没有足够的知识，你就不知道该如何面对专案中的变化。知识管理的措施主要分三个方面。首先，是知识的挖掘。其次，通过CMM中的过程财富，对公司专案过程中统计分析，形成公司知识。第三方面，要注重知识的共用。
对於软体企业而言，这不是一个小的改变，而是一种变革，企业需要爲此付出艰苦的努力，宣传并树立公司范围内的专案管理文化十分重要。
关於作者
景新海现任中创软体工程股份有限公司董事长兼总裁。同时兼任山东大学兼职教授、中国软体行业协会副理事长、中国专案管理研究委员会副主任委员、“共创软体联盟”常务理事等。2002年，当选爲首届“中国软体企业十大领军人物”；2003年，与中创软体管理团队一起荣获“中国软体企业最佳团队奖”。
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