提高运营效率是在市场不景气的情况下保持企业健康发展的途径之一。正是由于了解到了这一点，Digitas的副总裁兼IT部门主管Erik Dubovik才决定通过服务过程优化(SPO)项目的实施来提高公司咨询人员的工作效率。尽管Digitas的咨询顾问们现有的工作效率已经很高了，公司领导们仍然相信还有进一步提高的余地。

他们是正确的。SPO/专业服务自动化(PSA)软件的应用能够在第一年内就为公司带来800%的投资回报--这仅仅是建立在市场营销和技术咨询人员工作效率的提高上。

在第一年投资二十五万美元的基础上，Dubovik同OpenAir公司签定了其OpenAir软件的永久许可销售协议。Dubovik预计，在该软件的应用下，公司咨询顾问的工作效率每提高一个百分点，公司在项目实施第一年所获得的利润就能够增加两百万美元。

投资回报驱动器
IT调查公司Gartner Inc的软件行业分析家Hams El-Gabri说，各家公司在安装了SPO/PSA软件之后，员工工作效率的提高将为公司带来最大的投资回报。此外，客户和员工满意度的提高也可以作为衡量投资回报的标准--它们的改进和提高将对企业的收益产生积极的冲击和影响。

SPO/PSA软件的应用能够通过标准化的发货审查过程来尽快满足客户的需求，使公司会计部门对咨询顾问的工作效率等事项的核实和验证变的简单。如果SPO/PSA软件中的资源管理部分包含了公司员工的技能数据，公司就更有可能把合适的工作交给合适的咨询顾问去完成--这样，员工和客户的满意度就可以同时得到提高。

自制工具的尝试
Digitas公司对OpenAir软件的应用是从2002年1月开始的，在此之前，该公司尝试应用了自制的资源管理工具--这是各家公司在开始业务扩张时的典型做法。但是，这些系统的支持要耗费大量的人力资源，这一点Digitas公司非常清楚。随着公司业务的不断扩大，公司自制的工具已经无法满足公司业务的运营要求，无法对资源需求进行预测。

例如，在Digitas公司内部，纽约的办公部门通过Microsoft Access数据库软件来进行资源管理，芝加哥的办公部门通过书面表格和Excel电子表格完成资源管理工作，而公司在波士顿的总部使用的却是Oracle终端网络工具。这些系统的使用能够帮助Digitas公司汇总前一周的资源使用报告，但却无法对公司人力资源的使用做出精确的预测，因为这些系统不能即时报告信息。

员工使用上的选择也是公司面临的一大挑战。在应用OpenAir软件之前，公司的人事经理要把员工的技能数据记录在自己的头脑中或是员工的个人记录上。靠这种办法来掌握和应用大约八百名咨询顾问的技能数据既浪费时间又不切实际。但如果做不到这一点又会造成人力资源的浪费。对此，Dubovik给我们举了一个例子，他说，公司三个办事处之一的人事经理有可能会在无意之中雇佣一名员工来负责一个为期六个月的项目，而其实在公司的另外一个办事处，有一个合适的人选却没有派上用场。

为何选择OpenAir
为了应对这些挑战，Digitas公司决定应用外部销售商提供的软件，为此，公司在大范围的销售商当中开始了寻找。由于公司已经使用了Lawson的ERP软件，因此Lawson的专业服务系统软件也在考虑当中。其他列入考虑范围的还有Portera和QuickArrow。


在决定选用哪种产品的时候，价格是一个主要考虑因素。Dubovik说，Lawson的产品价格显然要比其他产品高出很多，而很多功能是Digitas所用不上的。

Dubovik说："在第一年里，我们连50%的安装都无法完成，但是我们却需要支付100%的费用。"而OpenAir软件的零售价格仅为75美元，并且还可以享受折扣。应用OpenAir软件最吸引人的一点在于，公司只需要支付已经开始使用的部分的费用，这正合Dubovik的心意。

友好的用户界面是OpenAir软件的又一优势。Dubovik说："OpenAir软件的管理菜单使该软件可以适合不同用户的不同需求。"

执行速度和零IT维修需求也同样增加了OpenAir软件的竞争优势。由于该系统以网络为基础并且是OpenAir中央服务器的一种，因此只有一种代码。按照OpenAir发言人的话来说，OpenAir代码每月一次的更新完成之后，用户都能够在下一次登陆时得到最新的版本。

Due Diligence
由于很多敏感的公司数据要存在OpenAir服务器当中，在对OpenAir产品进行评估时，对产品的稳定性和IT安全性能的考虑就浮出了水面。

El-Gabri说，"网络公司的规模经常是越来越小，它们经常会被吞并、收购、兼并或是倒闭。CIO们必须要对此有所适应。"

为了证明OpenAir公司的生存和发展能力，Digitas公司派出了CFO、管理员和法律部门去调查OpenAir公司财政状况的稳定性。

Digitas的安全小组也对OpenAir公司的技术小组进行了严格的检验和评估，证明了OpenAir产品的安全可靠性。这些调查和评估活动都为项目的成功提供了有力的保障。

综合与培训
项目的执行开始于软件的资源管理部分及其同Digitas公司的 Enterprise Resource Planning (Lawson) 系统和 Enterprise Reporting (Business Objects)系统的综合。

该项目如期于去年三月完成，Digitas公司可以在整个公司的范围之内衡量客户效益和员工使用情况了--解决了过去存在的信息不畅的问题。五月，公司将员工技能数据输入到了资源管理部分之中，提高了员工工作项目分派的效率。

按照公司的话来说，综合过程的顺利进行同多方面的原因是分不开的。首先，公司对商业客户的需求进行了全面彻底的分析。其次，公司从安全部门任命了内部工作小组，还任命了程序设计人员以及一名系统分析家/项目经理来协助OpenAir咨询小组的工作。这些小组创建了即时数据演示环境，并对员工使用系统的情况进行了研究，为更好的改进界面以适应商业需求提供了很大的帮助。

波士顿开发小组的努力以及标准化的通信和面对面的会议也确保了综合过程的顺利进行。

为了就OpenAir系统的使用对用户进行培训，Digitas公司既采用了正式的方法也采用了非正式的方法。最初，来自公司人事部门的五十名员工，包括三家办事机构的人事经理在内，在公司位于波士顿的培训中心接受了一天半的培训，了解OpenAir资源管理部分的使用方法。后来，五十名高级经理通过电子邮件得到了ID和使用说明，了解了该到那里去寻找自己需要的数据。到目前为止，由于OpenAir软件的友好用户界面设计，培训工作的进展十分迅速。

由于Digitas公司打算在下一步应用OpenAir软件的收入预测部分，项目执行过程还将继续--这是公司提高运营效率的又一机遇。

作者： techrepublic.com

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