目战略实施的重要工具, 项目办公室首先应针对项目管理活动建立一套工作标准, 以便对具体项目管理提供指导。这些标准一般有程序标准、技术( 方法) 标准和其他标准。程序标准主要指工作开展、项目实施的程序方面的标准。一般而言, 企业都注重程序标准的建立和维护。技术( 方法) 标准主要是指项目管理知识表达和工具应用方面的标准。由于项目管理在我国的应用并不普及,因此技术( 方法) 标准是企业的弱项, 项目办公室应加强技术( 方法) 标准的建立、维护和推行, 以充分发挥项目管理的作用。其他标准主要有沟通、激励、信息渠道、行政管理等方面的工作标准, 这些标准在某种程度上可能比前两者更重要。
工作标准的建立是为了使工作程序明确以便增强工作的目的性。当然, 工作标准应根据企业的具体情况进行动态调整, 标准适应工作, 不能工作适应标准。
(2)整体推进
整体推进就是项目战略实施的整体、协调进行, 反映了战略实施的综合性、平衡性, 既重点突出又协调推进。整体推进并不强调单个项目的重要性, 因为项目战略规定了多项目选择都是为战略目标服务的, 项目办公室应把多项目看作一个有机整体。加强多项目之间的联系和沟通, 为企业决策层提供项目进展阶段性成果报告和情况分析是项目办公室的重要工作。项目办公室主要为项目团队提供指导和服务, 不能试图解决项目管理的所有具体问题。
(3)系统解决
项目实施会出现很多问题, 杂乱无章的解决问题势必造成麻烦。同质性的问题要制定系统解决的计划。可以说, 项目办公室就是为解决问题存在的。各项目组织要主动提出和报送问题, 项目办公室也要主动提出并汇总问题, 更重要的是分析问题, 提出解决问题的思路和方法, 建立系统解决问题的框架, 使问题解决有章可循。具体性和突发性的问题由项目团队解决, 整体性和系统性的问题由项目办公室考察并提出意见或建议。系统解决使问题处于受控状态, 可以节省资源、提高效率。
2、项目办公室的作用
(1)多项目选择及其优先级
多项目选择及其优先级确定是企业发展战略的关键。对于企业来说, 合适的多项目选择是非常困难的。项目办公室的特征决定了其组成人员必须是项目管理专家和管理通才, 可以为决策提供支持,在多项目选择及其优先级确定中发挥重要作用。企业有必要建立一种项目选择机制, 作为制度固定下来, 并对项目办公室适当授权, 以便项目办公室可以根据项目选择机制建立一套有效的项目选择程序。项目选择程序要充分考虑这样几个方面的因素: 紧密围绕企业发展战略目标, 远离目标的项目, 再好也要慎重; 识别机会、规避风险; 充分发挥自身优势; 主业突出、产业互补; 与企业管理的协调性; 关注企业文化; 满足项目关键干系人的要求或期望。
(2)业务模板
项目管理业务运作和工作程序是项目执行所遵循的基础。几乎所有的项目都包含了这些程序中的各种活动或过程。这些活动或过程对大多数项目来说具有同质性和相通性, 应该建立项目管理业务模板用于每一个项目的计划、执行、控制和检查过程。作为项目管理工具, 这样一套项目管理业务模板, 对多项目实施可以起到很大的作用。项目办公室在开展工作的初期,应致力于业务模板的制定并逐步规范, 以便向决策层显示项目办公室的作用和成果, 获得决策层的支持, 但最终目的是对项目实施提供业务指导。业务模板的制定在注重通用性的同时, 也要关注具体项目的独特性, 不能一概而论更不能以偏概全。
(3)资源配置
项目办公室通过确定项目优先级, 初步规划企业资源的流向。根据项目实施的进展情况对资源流向进行优化和调整。企业资源的有限性和时限