的更替,项目从一个部门转移到另一个部门,客户的项目经理的变更。
4、项目的考核
项目是成功了还是失败了,是赚钱了还是亏损了,亏损了多少?亏损在什么地方?可不可以给这个项目团队发奖金了?这些问题是需要通过数据来说话的。项目管理办公室从各个部门中获取数据,对这些数据进行整理和分析,然后决定项目的运行状态。项目经理一般有大致的估计,但结果可能不是很准确。如项目团队成员报销的费用的统计。在按月或者按季度发奖金的公司里,如果又与项目绩效挂钩,那么对项目的考核的作用显得格外重要。
5、项目资料的管理
一个项目从开始到终止除合同外,还包括大量的信息资料,如各种验收报告,会议纪要,变更请求书,程序,设计方案书,管理计划书,各种批示等。这些资料如何有效地保密地维护也是项目管理办公室一个很重要的职能。比如当程序发生修改后,如何记住新的版本号和原来的版本号而不至于发生混淆就比较麻烦。
6、企业项目信息系统的维护
企业项目信息包罗万象,可能既有内部的,也有外部的。内部的如企业关于项目的一些管理规定,企业各种项目历史信息的分类,查询,管理等。外部的包括如国家和地方政府关于项目的法律法规,行业的标准等,要做到其它部门能方便地使用这些信息。
7、企业项目规章制度的制订和修改
一个以项目为主的企业少不了关于项目的规章制度,也少不了修改,毫无疑问这是项目管理办公司的责任。
8、协调企业内各部门的关系
一个项目至少涉及到市场,技术,财务,人力资源,采购和质量这些部门。如何保证他们之间不扯皮或者少扯皮是项目管理办公室比较艰巨的任务。
9、协调企业与外部的关系
与外部的关系主要包括与客户的关系和与第三方合作者的关系。如客户的要求,投诉与答复等。这些关系比较重要,处理不当而带来比较严重的后果。
10、项目的总结陈述
总结陈述本来是必须做的,但现在基本上是很少做的,除非是非常大的项目。其主要原因还在于项目团队的临时性,一个项目到最后,可能会指定一个人来维护,他只参与了其中一部分工作,是不可能来做这个项目总结的。因此项目管理办公室可以根据自身掌握的资料来做这一部分工作。对项目进行很好地总结,有助于同类项目的成功和提高效率,降低成本。