后者对预防和矫正偏差,避免惯性有强大的作用。这些“事务”,我习惯上认为都是项目的关键点。这也就是说,项目的阶段点和里程碑毫无疑问都是关键点,但关键点绝不仅仅是这些。
从经验主义出发,对关键点的定义可以概括如下:
·项目干系人关注的;
·即将发生的,可能会对项目造成可观测到的偏差的问题;
·可以预见将成为一个重点、难点工作的问题。
例如,在一个项目运行到了需求阶段,其关键点并不仅仅是这个阶段的计划、进度、成本,几个常见的容易被遗漏的关键点是:
项目组在需求调研后,有没有把结果和方案、预算、范围进行对比?发现偏差后措施如何?
客户对需求工作的理解如何?是否需要和客户制定需求变更的工作制度?是否向客户阐明了项目组的需求管理计划?这些典型的事务,也是项目的关键点,并且我们可以看到,上述问题如果处理不当,很可能会导致项目后期产生纠纷,而这些纠纷一旦发生,就会变成被动管理,成为救火。
当然,从某些角度来看,这种关键点管理和提高主动管理量的事务很像是风险管理,但这不完全等同于风险管理。这是一种对项目常规重要事务的管理,其中包括了对风险识别。
结论:不可能完全精细化管理的时候,只能进行关键点管理,这时候最重要的是发现关键点和定义关键点。
三、时间管理
第三个多项目管理中的感悟是如何才能安排好自己的工作。可能很多人都有体会,在多项目管理中,也许你不是时间真的不够,但你总是感觉很忙,这种情况,很可能是对自己的时间管理没做到位导致的。时间管理不是传统学科,是新兴的一门主要基于于方法论的技能,在一个时间管理系统里面,主要强调的元素有以下几点:
1.纪事:这是通常我们所说的笔记本,这是时间管理中的输入环节,用于记录信息、临时被安排或被驱动的事项;
2.日历:也称为日程安排,这是时间管理系统中用于安排工作的工具,日程管理里面有按周期发生的例行事务(例如周报),也有非例行事务,日程安排也是整个时间管理的最终输出物;
3.待办:待办是由纪事中整理而来的,需要处理的事务,可以划分优先级,并定义完成时间,最终归纳至日程安排当中;
4.通讯录:在时间管理中,通讯录也被列为一个重要的概念,很多通过纪事录入的信息里面会包含联系人,因此有一个快捷的通讯录,可以大幅提高工作效率;
5.任务:这是时间管理系统里的一个工具,主要用于针对复杂事务进行思路整理和分析,并且可以编排任务分解和待办。
另外,到目前为止,智能手机上的软件里面,最成熟也最实用的,也是一些时间管理软件,例如Agendus、Bonsai等。
结论:利用上班在地铁上的10分钟,我们可以对一整天的工作做好精确的计划。
多项目管理是一门很复杂的学科,在这里借《摩卡人》刊物一角谈谈自己的感想,抛砖引玉,希望能够看到更多的研究和探讨。