程度的二维矩阵,对已识别的项目风险分别评估其风险水平。
对采购风险进行识别。采购中规避和防范采购风险就要首先弄清楚风险会发生在哪里,存在哪些风险因素,在采购之前就要展开采购风险的识别工作。如国家政策有无变化,市场行情有无波动可能,有无可能发生自然灾害,供应商的供货与履约能力等。以及企业内部采购计划是否合理到位,验收过程与方法是否科学,库存水平是否合理(是否会造成积压,是否会欠缺而影响生产用料),合同条款制定的是否清晰规范。事先要将这些风险因素一一进行识别、讨论、筛选。
最后我们要去想防范项目采购风险的主要对策有哪些?
1)应建立与完善企业内控制度,加强教育,提高素质。建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝合同风险。training.mypm.net
2)加强对物资采购全过程、全方位的监督。全过程的监督,是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制订、签订合同、质量验收和结账付款4个关键控制点的监督,以保证不弄虚作假。全方位的监督,是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制,不仅可以降低企业的物资采购价格,提高物资采购质量,还可以保护采购人员和避免外部矛盾。项目经理圈子
3)加强对物资采购招标与签约的监督。检查物资采购招标是否按照规范的程序进行;是否存在违反规定的行为发生;是否对供应商进行调查,选择合格供应商;是否每年对供应商进行一次复审评定;检查合同条款是否有悖于政策、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。
除此之外,风险管理中采购环境的利用也是很重要的。
充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。比如,结合所采购货物或服务的种类、性能参数、质量、数量、价格要求等,了解熟悉国内、国际市场的价格及供求信息,以及所购物品的供求来源、外汇市场情况、国际贸易支付办法、保险合同等有关国内、国际贸易知识和商务方面的情报和信息。这就要求项目组织建立有关的市场信息机制,以达到有效利用采购环境的目的。
良好的市场信息机制包括:
①建立重要货物供应商信息的数据库,以便在需要时能随时找到相应的供应商,以及这些供应商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。
②建立同一类货物的价格目录,以便采购者能进行比较和选择,充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。对市场情况进行分析和研究,作出市场变化的预测,使采购者在制定采购计划、决定如何发包及采取何种采购方式时,能有可靠而有效的依据作为参考。只有建立了良好的市场信息机制,才能在项目采购中做到“知己知彼”,并对采购环境有充分地了解和把握,这使得采购者能处于供需双方的有利地位,获得价格上的优势,不仅取得高质量的货物或服务,也能取得成本上的利益。
如何做好采购风险的管理工作关系到企业价值的提高,乃至企业的生死存亡,而科学合理地进行采购风险管理能为企业提供相对安全的经营环境,保障企业经营目标的顺利实现,更好的促进企业的发展壮大。这在很大程度上依赖于采购风险的管理,这种管理渗透到采购工作的方方面面,是一个复杂而系统的工程,包括从风险识别、评估、控制和监控的全过程。