点,在设计项目管理组织结构时应该遵循以下基本原则:
(1)职能部门和项目部门相结合。企业在高层设立职能部门,可以有效地对组织进行控制,这意味着集权化。同时设立项目部门,可以将一些权力和管理事务下放到基层,分权不仅可以促进基层业务部门的活力,还会大大简化企业高层的管理关系,提高管理效率。
(2)有形结构与隐形结构互为结合。组织结构包括两大类,一是看得见的有形结构,二是看不见的无形权力、信息等隐形结构,关键是要做到无形和隐形结构的结合和匹配。通常情况下,权力体系不明确、信息网络无法构建的有形结构设计方案将会被抛弃。一旦有形结构被确定和构建,企业的相关的隐形结构将充分围绕提高有形结构的运行效率这一中心目标来设计。例如,如果企业选择确定了矩阵式的有形结构形式,就必须要明确纵横双向的管理体制,必牍菇蒲в行У拿裰餍毯驼诵骰疲捅匦朊魅沸畔⒋萃纭?/P》
(3)集权模式与分权模式相结合。企业的集权与分权模式各有利弊,合理的组合有助于企业扬长避短,发挥更加有效的管理效果。这种组合具体体现在不同的资源应按照效率原则采用不同的配置方式。一般来说,如果企业中的资源具有以下某个特点时,应考虑采用集权模式:①资源对企业战略目标的实现起着关键作用(比如财务资源、人力资源等);②资源的分配易于衡量和调节,并且通过对这种资源的衡量和调节,上级可以对下级的工作进行有效的监督(比如财务资源);③是一种强调流动性的资源,而且由部门自主进行交流具有很大的沟通障碍(比如人力资源);④具有明显规模效应的资源(比如营销资源、技术研发资源等)。反之,如果某一资源或职能没有上述特点,采用各业务部门的分权的模式可能会给企业带来更多的收益。为了构建一种比较合理的企业项目管理组织结构,改善现有组织结构模式存在的不足,以适应企业项目管理的需要,可以引入项目管理办公室这一概念,尝试着构建一种有效的企业项目管理组织结构。
4 PMO的发展及其在EPM中的角色
4.1 PMO的发展历程
项目管理办公室是在整个企业运作的高度而不是单个项目的高度将企业有限的资源进行合理分配,同时为项目经理和项目团队提供各种支持,确保符合企业战略的项目实施成功。但是要想获得项目
管理办公室的好处,企业必须达到一定的规模,如果一个企业每年就只有一个项目,就没有必要在项目管理办公室上浪费有限的资源。项目管理办公室作为组织的一个共享部门,其发展是一个不断改进的进程,经历了支持式项目管理办公室、教练式项目管理办公室和管理式项目管理办公室三个阶段。其形式是不断变化的,是一个动态的过程,而且项目管理办公室也随着企业的成熟而成熟,随着组织而自然演进。
4.2 PMO在EPM中的角色
PMO是企业项目管理的核心,在组织中起着至关重要的作用,通常担当以下几方面的角色:
(1)项目管理的支持者。主要为项目管理提供管理支持、行政支持、培训、咨询顾问和技术服务等支持性服务。这种角色以低调和辅助的身份出现,容易得到项目经理的认可。
(2)项目的控制者。代表企业的管理层对项目进行整体的管理和控制,保证项目顺利进行,以实现项目和企业的目标。主要工作是资源的分配、计划的审批、项目的检查和分析等。此外,PMO还要对项目实施持续的监控,确保项目按计划执行,并能够顺利完成。
(3)项目战略的管理者。制定整个企业的项目管理制度和构架项目管理体系,建立企业的项目管理文化,形成对项目管理的统一认识,并在企业内部推行项目管理的标准;进行多项目管理,确保所有要执行的项目能够围绕企业的目标,为企业带来利益。
5 基于PMO的EPM组织结构的构建