此,沟通管理的作用是不容忽视的。良好的沟通能够及时准确地获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目管理工作的各个方面、为项目的成功提供可靠的保障。
三、OEM企业项目沟通管理
OEM企业中项目管理的沟通包括项目组内部沟通、项目组之间的沟通,项目组外部的沟通。
1.OEM企业中项目组的内部沟通。在OEM企业中,项目组内部的沟通主要是几个职能部门之间的相互沟通和协调。在整个项目管理的过程中,项目管理者充当的是协调者的角色。项目组内部沟通包括:
(1)同市场部沟通。项目经理同市场部的沟通主要是为了及时准确地了解客户的需求,并根据客户的需求制定可行的工作计划。客户需求的每一次变更,都会对项目的实施造成一定的影响。因此同业务部门的沟通,是项目经理及时掌握客户需求变更的最佳途径。
(2)同采购部门沟通。这一环节的沟通可以说是最为关键的沟通。原因在于:任何产品的生产都是以物料齐套为基础。缺少任何一种物料,或者某种物料不符合规格要求,产品都无法进行正常的生产。如果采购职能部门不能及时、准确地将生产所需的物料购买到,并保证物料的齐套性,那么后续的工作就是空谈。做好采购部门的沟通、加快物料的采购进程,无疑可以节约大量的资源,提高产品开发的效率。
(3)同客户的沟通。同客户的沟通,主要是为了及时、准确地了解客户的需求。一个产品项目的成功与否,取决于客户对最终交付物的认可程度,得到客户的认可,就证明项目取得了成功。
(4)同生产制造部的沟通。生产制造部是产品制造过程中技术上最为关键的一个环节。同生产制造部门的沟通主要是为了及时掌握生产状况、组织相关的项目组成员解决问题,对生产过程中出现的问题进行总结。为以后遇到类似问题,提供解决的参考方法,并定期为客户提供相关生产信息的支持。
(5)同质量保证部门的沟通。在这个环节的沟通中,质量保证部门充当“准客户”客户的角色,在保证质量方面起到了关键的作用。和质量保证部门的沟通是及时掌握材料和产品质量的最直接的方式。同时,也可以在第一时间,发现产品质量出现的问题,及时召集相关人员,找到解决方法,减少企业的损失。
(6)同公司高层领导的沟通。任何项目的启动都要获得企业高层领导的支持,如果得不到高层领导的支持,项目就不可能成功。同高层领导的沟通主要是为了让高层领导随时了解产品生产过程的进展状况、工作中遇到的困难、寻求协助,以及对项目的顺利进行寻求支持的过程。
除此之外,还包括和物流部门的沟通、以及和财务部门的沟通等。
2.项目间的沟通。OEM企业的业务特点,决定了项目管理并不是针对某一个单一项目所进行的管理,而是同时对多个项目所进行的管理。这些项目有可能属于同一个客户,也有可能属于多个客户。然而,同一客户的不同订单,往往在技术上有相关性,通过各个项目组之间的信息沟通、技术交流、关键技术人员的共享,就可以促进相互之间的学习,达到事半功倍的目的。
3.项目外部的沟通主要是同产品所涉及的相关标准的检测机构、原材料供应商、相关政府部门等的沟通。
四、OEM订单项目沟通管理中存在的主要问题
1.信息反馈不及时,缺乏双向沟通。项目组成员之间信息的传递只注重信息是否传递出去了,而不注重信息是否传递的准确,缺乏双向沟通。同时多项目的并存,使得项目组成员在沟通的时候,由于不明确各项目的优先级,导致紧急的项目信息的传递和反馈产生了延迟。
2.沟通形式虽然多样,但沟通效果不佳。OEM企业信息沟通虽然也采取多种多样的沟通方式来进行,但是在进行沟通的时候项目组成员忽略各种沟通形