IT软件项目开发中最普遍的现象是一遍一遍的返工，项目工期一推再推，项目成本一再加大，客户需求不断提出，项目管理日益困难，造成这些普遍现象的一个重要因素就是沟通管理问题。沟通失败常常是软件项目成功的最大障碍。对于软件项目来说，要科学地组织、指挥、协调、控制项目的实施过程，就必须进行良好的沟通管理。
1.建立适合组织的项目沟通管理体系
1.1基于组织结构的沟通计划编制。沟通计划编制主要是确定项目干系人的信息需求和沟通需求；何人，在何时，需要何种信息，以及信息提供的方法。虽然所有项目都需要进行项目信息沟通，但所需要的信息和发布的方法差别甚远。因为项目的组织结构将在很大程度上影响项目的沟通需求，所以沟通计划的编制一定是在组织结构的基础上建立的。项目沟通计划是项目管理计划中的一部分，它的作用非常重要。在IT软件项目过程中经常会出现被动式、应付式沟通，造成项目随意而行、混乱无序。这种问题的原因主要是在早期项目计划阶段没有制定完善的沟通计划。在一个组织中，一般会有以往项目实施的沟通管理计划，在一个新的项目实施时，可以重复利用组织的过程资产，结合新项目的组织结构特点修订相应的沟通管理计划。从便于管理和节约的角度看，组织应该在各个项目间采取基本统一格式的沟通管理模版。一个沟通管理计划的样本模块主要包括分发给项目干系人的信息、信息分配的动机、信息分发的频率、信息分发的时间表、信息编排与传输方法以及项目成员沟通职责等。
1.2信息分发。信息分发涉及向项目干系人及时提供所需的信息。信息分发的技术主要包括①沟通技能，书面的、口头的，内部的、外部的，正式的、非正式的，纵向的以及横向的；②信息查询体系，包括人工存档体系、电子数据库、项目管理软件以及允许查阅的诸如设计规范、测试计划等技术文档系统。③信息发送方法，包括项目会议、书面文挡复印件的发布、共享的网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件、电视会议和项目内部网。一般从信息的迫切性、项目环境的可能性等方面综合考虑确定何种技术和方法。
1.3绩效报告。绩效报告是向所有项目干系人提供信息，主要包括状态报告、进度报告以及预测。一般使用项目日报、项目月报、召开阶段性会议、汇报等方式来提供有关范围、进度、费用、质量等信息。项目管理者可以基于绩效报告的有关信息进一步开展相关的偏差分析、趋势分析以及挣值分析。通常，项目绩效的分析通常产生对项目的某些方面变更的要求。
1.4管理收尾。管理收尾包含项目结果文档的形成、归档，对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行的分析。在收尾过程中，除了要注意使客户满意外，还应当使干系人都感到满意。
2.存在的沟通障碍
沟通贯彻于项目的整个生命周期中，沟通应保证信息的准确性、完整性、有效性。但在实际工作中，由于多方面的因素，信息往往被曲解、丢失或者失效等，造成了沟通的障碍。主要表现在以下几个方面：
2.1不善沟通。有些IT开发人员善于使用开发语言来进行开发工作，面对着的是“哑终端”，但却不善于与客户沟通，不善于和同事交流，沟通、交流不到位、不及时，就只能一味迁就客户，全盘接收客户恰当或不恰当、合理或不合理的需求。结果是只能通过额外的工作加加点来解决。实际上，有些问题只需通过沟通就能解决，沟通到位了，便会事半功倍，根本不需要投入额外的工作量。
2.2害怕沟通。有时候当项目进展不理想，实施中存在问题或矛盾时，项目成员往往因为担心受到批评和埋怨，不敢或不愿意汇报给上级，把问题和困难藏着、掖着，却不知已经失去了解决问题或困难的最佳时机。然而，藏着、掖着并不能解决问题，只能拖