险真地发生时,项目经理有足够的资源去应对风险。
本文所介绍的货币值风险评价法包括IT项目前期的风险预算设定和IT项目执行过程中的风险监控两个主要环节。在风险预算设定环节采用相对货币值评价法,而在项目执行过程中则主要采用绝对值货币评价法。
3.1 IT项目的前期风险预算
在IT项目的初期就需要设定项目的预算,以便确定投入项目的人员、设备、资金等的数量。IT项目预算的设定主要取决于项目的工作范围,将IT项目作范围中所要完成的交付物以及对应的活动所需的资源进行汇总,就得到项目总的资源数量,然后再将资源转换为钱数表示,即得到项目的总预算。值得注意的是在许多IT项目前期并没有充分考虑风险预算,设定项目预算时应该将风险因素考虑进来,设定项目预算可以参考下面两种方式。
(1)针对IT项目的分项预算设定风险系数。
(2)针对IT项目的阶段预算设定风险系数。
通过上述两种方式可以在项目前期得到IT项目对应的风险预算,从而可以将其作为后续IT项目执行过程中风险跟踪的基础。需要注意的是风险系数的设置不是仅仅提供一个简单的系数,而是应该结合组织的项目环境特点、人员特点以及与项目相关的业务特点和技术特点,综合各方面的信息给出一个经验值。
3.2 IT项目的风险跟踪
在IT项目前期给出相应的风险预算后,在项目执行的过程中就需要对可能的风险进行跟踪响应。风险跟踪通常作为IT项目管理的重要组成部分,体现在IT项目的日常跟踪、里程碑跟踪和事件跟踪等项目监督环节。
对值风险评价法对IT项目的风险进行日常跟踪。如上文所述,将IT项目的风险转换为货币值可以提供相对明确的决策参考依据。例如IT项目累计风险为39 500元,而对于这些风险的实际应对成本之和为40 000元,是否所有这些风险都完全消失了?没有,采用应对措施之后尚有3 550元的风险残值。通过使用货币价值评判的方式,可以得到项目风险的整体状况。在实际的IT项目管理过程中,除了从日常跟踪的角度关注IT项目所面临的风险,还会基于阶段的方式对项目的风险进行里程碑方式的跟踪与监督。对IT项目中的风险进行阶段跟踪。此处综合采用了货币绝对值评价法和货币相对值评价法。每阶段对应的初始风险预算采用货币相对值评价法,而实际风险预算是根据每个阶段的日常风险货币值汇总得到的,所以实际风险预算是在每个阶段对具体的风险进行预估得到的货币值总和。比对初始风险预算和实际风险预算的结果,可以评价项目前期给定的基于阶段的预算有无管理决策方面的参考意义(因为项目前期的不确定性非常多,实际项目操作过程中只能采用货币相对值评价法)。
例如表6中的风险预算差异百分比为-12.17%,说明调整后的风险预算比项目之初给定的预算降低了12.17%;而风险预算使用率则描述了实际应对风险的成本与初始风险预算之间的比值,最终的合计风险预算使用率为80.71%,说明实际为风险支出的成本占预算的比例为80.17%,节省了将近20%的预算。通过上述基于货币价值评价的方法,可以在IT项目里程碑处对IT项目所面临的风险进行有效评价,为IT项目的利益相关方提供关于IT项目风险直观的、明确的信息。
4 基于货币值的风险评价方法的应用展望
通过将IT项目风险转换为货币值表示的方式,可以直观地反映IT项目所面临的不确定情形。IT项目管理的重点之一就是监督项目状态,能够从项目外部看清楚项目的内部状态。
但是因为IT项目往往涉及到比较多的技术路线,其对应的业务往往比较复杂,所以需要一种“外行管理内行”的方式,使得IT项目的决策与管理层无须了解过多的技术和业务细节,就可以有效判断IT