到了项目计划中?
②负责支持的人员和部门是否明确自己的责任?
(8)培训。
将培训纳入整个项目计划中非常重要。员工需要学习和运用新的技术和方法,以创造最大的项目投资回报,项目的成功依赖于此。这常常要求在应用新的技术和方法前开始对成员进行培训,使其在应用过程中融会贯通。
和支持一样,培训经常是人们在项目完成后才有的想法。并且,培训内容和培训对象的范围常常被限制得过窄。因此,作为项目探索阶段的一部分,应该对项目团队进行考查,确定需要培训的组织范围(包括用户和支持人员)并形成文档。
明确“为什么”和“怎么做”同样重要。如果不清楚表面现象下的数据究竟发生了什么以及为什会这样,操作人员就可能按照自己的方法输入数据,从而危及系统。没有全面细致的培训,项目结果就更容易存在风险。
因此,培训是风险缓解策略的重要工具。评估标准可以包括:
①在项目的整个生命周期内,是否备有适当的培训安排?
②承诺、资源和进度是否得到了确认?
(9)行为变革管理。
变革可以使组织重新振作,也可以使其成员感到鼓舞和振奋。然而,一些公司常常热衷于变革对组织的改进,却往往忽略了变革对员工的影响。项目几乎从本质上就是要引起变革的,因为它最终要产生新的工作方法、新的角色和职责,甚至会产生人员变动。
变革会导致工作环境和公司文化的震荡,产生恐惧感、不适感和抵制。这些情况对组织的负面影响非常深远,会导致项目失败、沟通不畅、生产力降低、权力斗争、士气下降以及重要人物离职等。
事先识别项目对人员和公司的影响并对其进行管理可以大大降低项目风险。评估这类“人”的因素,并制定计划解决相关问题非常重要。评估标准可以包括:
①确定组织中每个层次所要求变革的相对程度;
②确定整个组织中预计会产生的震荡的相对程度;③是否安排了具体的步骤或程序,以帮助减轻重要变革或震荡的影响?
4 结论
当然,还有许多其他风险可能会困扰项目。一位称职的项目经理会弄清楚各种意外情况,并将其反映到计划中。上述评估框架的好处是,它能够让您识别出项目环境中主要的不稳定因素,从而使您可以及早地加以解决——主动式而不是反应式。
通过事先了解项目中“人”的风险,可以在项目中成功地规避一些困难。