人员、经费和时间等方面的大力支持。其次,项目经理要清楚企业内部和外部相关单位的管理制度和行事方式,包括各自的文化特点,知道各个环节需要怎样的沟通形式,进行怎样的有效沟通。再者,项目经理需要了解项目范围以及哪些是重要的节点需要重点关注,哪些需要灵活处理,在碰到该范畴内的事务时能够有效应对,灵活沟通,避免不必要的误会和低效率。
3.2 构建强矩阵型的项目组织机构
新产品开发项目管理中,如何协调各方,如何使得相关信息能够在各方共享是一个非常需要关注的课题。在沟通上容易犯的一个错误就是项目组的人员各自为政。另外一个比较容易犯的错误为在定期的例会中,许多项目成员不能准时参加,这也导致一些信息在例会中不能共享,一些决策在会议中不能决定。究其原因,承担开发任务的项目团队是弱矩阵型的组织机构,甚至还是职能型的组织机构,才导致在沟通中存在着这些障碍。只有项目的组织机构能够成为强矩阵型,才能保证在权利的制约下各方的沟通变得更加便捷和顺畅,进而保证项目管理的其他方面得以顺利实施。
3.3 制订项目沟通计划
新产品开发项目从立项开始,就要在调查项目相关角色与人物的基本情况,了解他们对项目的期望,需要得到的项目信息及时间的基础上,制订一份详细的沟通计划,用以确定和指导项目实施中信息的沟通工作。项目沟通计划是对项目实施过程中需要沟通的内容与工作进行科学合理的安排,比如对包括信息名称、信息类别、相关角色、时间、沟通方式、频率等要素进行充分的考虑和周密的准备等。
3.4 做好项目实施过程中的沟通
在项目实施过程中,项目相关人都不同程度地需要及时得到项目的各种状态信息和进展信息。而这方面沟通的方式应该包括:定期会议,其目的是要让项目相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果,包括在项目当前时刻,花了多少时间、成本和资源,还需要花费多少时间、成本和资源等;周期性文档沟通,指项目主要负责人和相关人之间定期地以电子邮件等形式进行沟通,以保证项目实施过程中有关决策问题和管理问题的及时解决;项目组成员之间的沟通,以保证项目在实施过程中的细节问题实时解决;还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。运用各种方法和技巧,做好这些沟通,对于保证全员参与项目管理,使得所开发新产品更好地满足各项指标或用户需求有着相当重要的作用。同时能最大程度地减少项目实施阻力。
3.5 及时化解沟通管理中的冲突
项目实施过程中难免会有或大或小的各种冲突发生,冲突解决不好,对于项目实施的影响不可估量,也可能会造成危机和风险。化解冲突的方法和技巧应该是首先本着相互理解、解决问题的态度与相关人员进行开诚布公的沟通。其次,是在坚持大原则的基础上,可做适度的妥协,比如,在用户或企业负责人提出项目某方面内容变更请求时,可以采用期望值转移的方法获得用户的认可。值得强调的是,当沟通陷入僵局时,适当的妥协往往是最有效的化解冲突方式。
3.6 注重尽早沟通和主动沟通
在新产品开发项目管理中,很多人也重视去沟通,可效果却不明显,似乎总是不到位,由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和技巧需要掌握,尽早沟通和主动沟通就是其中之一。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性,定期和项目成员及用户建立沟通,不仅容易发现当前存在的问题,很多潜在问题也能暴露出来。在项目管理中出现问题并不可怕,可怕的是问题没被发现。沟通得越晚,暴露得越迟,带来的损失越大;主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在沟通管理中,需要大力提倡主动沟通,尤其是沟通任务已经明确的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、项目组成员面对项目经理时,主动沟通不仅能建立紧密的联系,更能表明你对项目管理的重视和参与,会使沟通的对方满意度大大提高,对整个项目非常有利。
4结语
总之,新产品开发项目中的沟通管理就是项目干系人之间传递和沟通信息的过程,它对于项目取得成功是极其重要的。在新产品开发项目管理中如何正确地使用沟通管理这门艺术,灵活地运用沟通管理的方法和技巧,对保证所开发新产品最大限度地满足客户的需要及市场需求、引导项目迈向成功的目标有着至关重要的作用。每个项目经理和项目组成员都应对此高度重视,并积极主动地去进行探索和实践。