善、界面更符合操作习惯。集团公司领导以此为契机,鼓励员工进一步学习计算机专业知识,工具软件的应用能力得到大幅度提高。
2)企业管理流程得到了梳理、优化和固化。集团公司、项目公司、项目部的各类横向、纵向业务流程,经过改造梳理→试运作→优化完善→固化的方式稳定下来,并与信息化系统有效对接,工程管理水平有了明显提高。
3)工程文档管理基本实现无纸化。系统中保存的文档主要有三类:①外来文档,包括政府报建文件、设计图纸与工程变更、施工技术文件、监理工作文件等,主要采用电子文档上传(保留原程序格式或扫描成TIF图片格式)。②企业内部文档,采用工具软件编制或形成(如Offices办公软件、AutoCAD、工程照片等),主要采用电子文档上传(保留原程序格式)。③系统中通过界面字段录入,以报表格式输出形成的文档。除了档案管理人员为防范法律风险需要保存必要的原件外,取消上述文档以纸质形式在企业运转,一律代之以电子文档。
系统数据量是衡量系统使用效果的重要指标之一,以天安高尔夫珑园项目为例,该项目2005年10月施工阶段开始,系统于当年12月上线使用,到2008年12月工程竣工止,系统已收录合同321份,各类工程变更2230份,会议纪要210份,合计各类文件超过8000份。
4)工程数据统一性、准确性、及时性得到了保证。集团公司领导、职能部门可以实时、高效监控各项目的运行,项目公司、项目部之间也可以通过各项目的比较,互相借鉴、挖掘潜力、降低成本、防范风险。
5)集团公司在快速发展、扩张过程中,新成立的项目公司、项目部可以迅速引入成熟的管理模式,管理流程、业务表格都可以直接借用。企业新入职员工通过培训和系统应用实践,可以很快进入工作状态,并迅速融入到企业文化中去。这对企业品牌发展战略起到了良好的推进作用。
6)尽管本系统开发目标不是建立多参建单位的协同工作平台,但通过各参建单位对其部分功能模块的共同应用,更好地推广、普及了信息化的基本原理和基础知识,对参建单位,特别是承包单位的信息化应用起到明显的推动作用。
7)系统目前实现了房地产开发企业工程管理功能。集团公司下一步信息化发展目标和方向是:与财务系统、营销系统、行政和人力资源管理系统集成,最终形成覆盖企业全部业务的综合管理平台。
4 应用体会
1)企业推行管理信息化,让全体员工既要充分认识到软件系统开发的长期性、复杂性、艰巨性,又要有不怕困难、知难而进的坚定信念。
2)企业信息化“三件宝”,是指组织结构、工作流程、业务表格,三者是系统研发的基础,系统开发前的一个重要基础工作就是对企业组织结构、工作流程、业务表格进行全面梳理。系统尽可能多地坚持以流程驱动去实现业务,保证企业员工实现工作全过程参与,必须通过系统才能完成工作,是系统得到良好应用的最佳保障。
3)房地产开发企业员工普遍熟悉工程项目开发过程,软件公司刚刚介入系统开发工作时,就引入了软件工程的理念———像工程项目开发一样进行软件开发,使企业员工对软件开发过程有了清晰认识,尤其更正了“软件开发就是编程”、“购买的标准软件可以解决企业的一切问题”等错误观念。只有用户与软件公司人员全过程通力协作,才有可能开发出真正适用的系统。
4)系统必须兼容各类常用的工具软件,如Office办公软件、图形图像处理软件等,重要技术文件的原件需要扫描后上传到系统。各类报表也要以Word、Excel等常用软件格式输出,便于排版和打印。鉴于企业报表格式经常变换,系统应满足用户自行修改或更换格式的要求。
5)系统界面要与主流工具软件界面、主流网页界面一致,千万不要