所有原始资料的保管、分类、汇总，以便在索赔事件发生时能提供齐备的资料证明。如材料费索赔，在投标前就必须做大量的工作，进行材料询价，编制材料基本价表，并附上报价原始单据与标书一起投标。否则，会因素赔证据不足而失败。
3、 索赔的技巧性
在工程承包活动中，承包商常常处于不利的地位，只是有激烈的市场竞争造成的。在解决索赔问题中，由于双方利益和期望的差异性，在谈判过程中常常会出现大的争执。如果承包商态度强硬的坚持自己的观点，结果会造成双方关系紧张，失去长期合作的机会。因此，在索赔谈判中，承包商应避免和业主发生冲突，要关于融合双方的差异，寻找付出较小代价就能给业主带来很大利益的条款。此外，让步是解决争议的常用技巧。在具体操作中，承包商应提出较高的索赔期望，经双方谈判，在业主感兴趣或利益所在之处作出让步，如缩短工期、提高工程质量等，同时争取业主作出相应的让步，从而实现索赔目标。
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