机构过于庞大，中间层次太多，使到需求信息从最高决策层下达到下属部门时不仅容易产生信息失真，而且还会浪费大量时间。同时，自下而上的信息上传时由于中间层次过多，同样也容易产生失真和影响效率。
曾有学者统计，如果一个信息在高层管理者那里的正确性是100%，到了信息的最终接受者手里可能只剩下20%的正确性。这是因为在进行信息沟通时，各级主管部门都会把接受到的信息先自己进行甄别，一层一层的过滤，然后有可能断章取义的将信息上报或下传。此外，在甄选过程中还会掺杂了大量的主观因素，尤其是当信息涉及到传递者本身利益时，往往会由于心理原因造成信息失真。因此，当组织机构臃肿时，特别容易形成多头沟通泥潭，而且会严重的影响着有效沟通的进行。这种信息传递失真在项目宣布失败前的需求变更时，和在寻找需求传递失真责任时特别明显，这是我在这个项目中得到的最宝贵经验之一。
(3)缺乏文字形式的沟通会成为纷争的根源
利用口语面对面的进行沟通是需求调研时最常用的形式，但调研人员必须要把信息以书面的形式进行保留，如以报告、备忘录、信函等文字形式把口语进行记录。因为我现在明白到，这是避免项目需求频繁变更的关键一个步骤和动作。
(4)缺乏沟通计划保障，需求目标容易走样
需求的真实性固然重要，但我们应该明白需求调研不仅仅只是一种获得信息真实性的沟通，而且是一种有计划、有目标和有方向性的沟通。因此，要想获得有效的沟通效果必须有计划和有方向来保证。因此，单纯的鼓励沟通的真实性是不够的，因为等级和权力的差别肯定会形成沟通阻碍。所以，当项目缺乏一套有效的沟通计划时，调研需求的方向性就容易得不到保证。因为对于单一需求的开发项目来说，需求的方向性是简单、直接、明确的;而对于需求复杂的开发项目来说，由于每个独特的项目都有其不同的目标和不同的需求方向，也就决定了项目需求容易走样。而也正因为目标需求容易走样，不但容易导致后期需求频繁的变更，也会导致需求确认的难度和复杂度都将大大增加。