府投资建设项目材料设备采购风险的核心。建立有效的政府采购内部控制制度和流程,一方面请购计划、采购、验收、付款等环节应有交易授权,有相关主管人员签字;另一方面请购计划与审批、询价与确定供应商、采购与验收、采购付款审批与付款执行应适当分离,以确保不相容岗位相互分离、制约和监督完善政府采购。
(3)加强采购信息管理,是搞好政府投资建设项目材料设备采购风险工作的基本环节。在采购领域当中,信息管理一直是一个薄弱环节,“重政府采购业务操作,轻政府采购信息管理”的现象较为普遍,不利于政府采购事业的推广与发展,直接影响到采购活动的效率与质量。加强政府采购信息管理,可以打破信息的局限性、地域性、不对称性等不公开因素,让更多的对采购感兴趣、满足采购要求的供应商参与到采购工作中来,也给采购人提供更多的选择机会。另外,还应加强采购过程信息收集和整理工作。采购过程信息收集和整理工作主要包括三方面:一是评审专家针对采购文件中的问题,提出的合理化建议和修改意见;二是参加采购的人员根据实际工程需要提出的合理化建议;三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。通过细心的收集和整理上述信息,进一步修改和完善采购要求,重新发给各投标人,以实现采购到性价比最优产品的目的。
(4)完善采购文件的编制,做好采购准备工作。由于工程用材料设备的采购时间一般都要求的十分紧张,在编制文件上有可能存在提出的技术要求和质量标准有偏差、不够完善等问题。要解决这个问题一是需要在编制采购文件时与监理公司、设计院、使用单位等有关单位共同商定相关条款;二是由技术主管部门对采购文件认真审核,对于特殊复杂的材料设备,可以组织必要技术交流会、产品推介会、专家论证会等活动,增加对产品及供应商的了解和认识。
(5)对拟采购材料设备和潜在供应商进行必要的考察、分析和筛选
在采购前对不了解的产品和供应商进行考察十分必要,一方面可以增加对产品的性能、质量、供应商综合实力等方面的了解,便于明确拟采购产品的定位和技术要求,让质量、档次基本处于一个水平线的供应商参加投标;一方面可以货比三家,在采购工作中占据主动,避免被一时的虚假现象所蒙蔽,掉进“远期陷阱”,在一定程度上规避了采购风险。
(6)选择好采购方式,做到事半功倍。采购方式原则上应该以公开招标采购方式为主。但工程类项目材料设备政府采购方式的选择更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则,对于工期比较紧张、价格难以确定、编制的采购文件存在需要进一步明确而又暂时无法明确等情况,比较适合采用竞争性谈判的方式进行采购,这种采购方式比较灵活,在谈判的过程中可以进一步明确并完善我们的具体要求。采用竞争性谈判的采购方式可以弥补招标方式的缺陷和不足,可以解决因材料设备品目的繁杂性、技术的复杂性、设计的不充分性、价格的多样性、时间的不确定性等原因造成的紧急采购需求,满足采购人不同的采购要求,提高采购工作效率,规避采购风险,提高财政资金的使用效益。
(7)把住“三关”,做好采购合同监督管理工作。把住“三关”,即技术方案审核关、履约过程监督关、竣工验收关,这是强化采购合同监督管理的关键所在。首先,在采购前技术主管部门应对采购文件中材料设备的质量标准、技术参数及规格型号等进行量化、细化审核,确保采购工作完成并签订合同后没有或者只有微小的变动因素。其次,加强合同执行中的监督检查和处罚力度。对合同执行中出现的违约、违规等问题,各相关管理部门要认真履行职责,进行严肃处理。涉及违法违纪问题,及时移交司法机关依法追究。第三,搞好安装调试完毕验收工作。材料设备采购合同验收是一项综合性的验收工作,必须对照采购合
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