同交底包括对内和对外两个方面。对内,合同主办部门要将合同目标分解到本部门相关人员及相关部门,保证合同信息在相关人员和部门的有效流动,形成全员合同管理意识,如财务部门对资金流和结算尾款的控制,成本部门对价格变动的控制等,从而使合同的执行风险通过层层把关得到有效控制。对外,合同主办部门要及时将合同的相关信息披露给相关配合单位,如监理公司等。二是合同执行部门要严格根据合同条款来履行合同义务。在合同执行过程中,要本着谨慎的原则,对各种文件往来要注意有效签收并妥善保管好原件,同时,做好各项记录,如施工中的工程签证、设计变更、支付凭证等,保管好各种相关证据,减少将来处理合同纠纷的可能成本。在维护自身权利的过程中,要注意索赔等的诉讼时效。三是对政策变化、法律法规调整、市场动向、合同主体的经营情况等要时刻保持关注,预防各种可能出现的不利情况,对可能出现毁约或违约的情况要及时采取相关措施,避免扩大损失,如行使抗辩权、撤销权、代位权等,如因我方原因导致合同履行发生变化,要及时变更或签订补充协议,取得对方谅解,避免违约风险。对合同条款变更或签订补充协议要本着审慎的态度,严格按合同管理制度的要求和审批流程进行,杜绝随意变更合同条款的现象。四是建立合同台账。通过系统软件对合同进行管理,内容包括:合同摘要表、合同文本管理、合同执行情况记录、合同台账管理、合同汇总报表、纸质合同的受控发放和管理、电子合同的共享和查询的管理等,通过系统的管理,追踪合同执行情况,及时掌握合同的动态及潜在风险,系统地对整个项目所涉及的合同进行全面、动态的成本控制和管理。五是合同履行完毕后,要及时进行总结,分析合同履行中存在的问题,各方的责任大小,对合同履行情况进行风险评级,为以后的合同签订积累相关资料。
(4)合同档案管理。合同是确立合同各方当事人权利义务的基础文件,在“谁主张谁举证”的民事诉讼框架下,充分有效的证据是赢得诉讼、解决争议的关键所在,完整齐备的合同档案将是解决纠纷的有力证据,因此,合同档案的管理对项目开发的顺利完成具有重要意义。合同文件的保管应遵循及时归档、科学分类、完整保管的原则。合同文件包括:合同文本、补充协议、各种有效的会议纪要、合同审批表等,应由专人编号保管,各相关部门应保管相关复印件。
四、人员管理
项目合同的管理最终要落实到相关人员的责任上。因此,要加强对员工的合同管理风险意识的培训。
第一,房地产企业由于所处行业专业性较强,一般较注重员工的专业技术培训,房地产开发过程中的法律风险很多,因此要加强对员工的合同风险意识教育,特别是与房地产行业息息相关的法律法规和部门规章等,必须经常组织相关人员进行学习。
第二,企业成立专门负责合同管理的人员或部门,各部门配备专职或兼职的合同管理人员,明确其职责,人员配备和组织架构形成互相制约、层层把关的监督模式,一般情况下,由成本控制部门或法律事务部门对合同的管理进行检查、监督,列入考核目标。此外,要重视合同管理人员的流动管理,避免交接脱节造成的失控。
第三,应充分发挥专业律师在防范项目合同风险方面的重要作用,聘请法律顾问指导企业的项目合同管理。律师作为专业的法律服务人员,以其专业知识和实践经验,参与项目合同的管理,能够针对性地理顺法律关系,避免失误和漏洞,及时为企业决策者提供专业的法律意见,避免潜在的风险。
总而言之,房地产企业所面临的项目合同的风险是十分巨大的。从土地的取得、项目开发的前期准备、规划设计、工程招投标、材料设备采购、工程质量的控制、工期、造价、竣工验收、结算、贷款、营销推广等,大量的专业性业务对房地产企业提出了很高的管理要求,为了保证项目的顺利开发,房地产企业必须重视项目合同的风险管理,建立起一整套行之有效的管理体系,为项目合同的顺利开发和风险控制起到有力的保障作用。