拜托你们赶快找一找好不好，总经理已经在发脾气了!就是D客户的服务计划书与合约书啊!三个月前签约的那一家，找到了赶快拿过来。”电话的另一边周秘书匆忙挂掉电话，项琳手上拿着话筒愣了一下，刚刚的声音彷佛还在脑海里盘旋，嘴里反复念着“服务计划书?与合约书?”按了一下电话又切掉，“这该找谁要啊!D客户……，先问业务吧!”
拨通电话到业务部，找到负责D客户的冯刚业务员，得到的答复是：“服务计划书怎么会问我呢!又不是我写的，你找客服部吧，看当初是谁写的，或是找一下他们的档案夹，可能会有。”项琳碰了个钉子正有点恼火，电话又响了：“对了，除了刚刚那些，总经理还要客户的需求数据，赶快拿过来，不然待会挨骂的可是您喔!”再次传来周秘书急切的声音，项琳满肚子不高兴，反驳着说：“为什么都找我?我又没参与客户项目，何况我们从来没有整理过什么客户需求资料啊!”周秘书看情况不对，稍稍把语气放缓：“反正你们就什么都管嘛!不然怎么会叫做管理部呢?如果没有客户需求数据就找类似的，总经理要看一下客户所提的是否有超出当初答应的范围，拜托拜托啦。”项琳也没辙，只好去找客户部助理小容。
小容说：“我帮你问一下李勇，他是项目负责人，应该知道哪里有，你等一下。”转身走到座位上打电话。项琳趁这个空档瞄了一下资料柜，不小心看到一个机械业的档案夹，随手拿出来翻了一下，内心嘀咕着：“流程图、计划书、窗体清册、系统分析，这不是上次唐副经理想要参考的数据吗?原来这里有。”转过头顺口问了小容一句：“是不是每一个案子都会有流程图、窗体清册、系统分析这些资料。”小容答道：“不一定啊!要看项目负责人，他们放了哪些资料，档案夹内就有哪些。啊!你要的计划书有着落了，李勇那边有，你去跟他拿。”“那客户需求数据呢?帮我想一下，有没有类似的数据?”项琳像是抓到救生圈一样，紧黏着小容不放：“客户需求哦!客户服务记录表里应该是有啦，不过都零零星星的，你整份拿去好了。”
20分钟之后，项琳找齐了所有数据，满心欢喜地交给周秘书。回到座位才坐下喘了两口气，看着窗外有一只黑色的鸟飞过，电话铃声又响了：“你合约书拿错了……”
以上的问题在你企业的项目执行过程中，是否也经常发生呢?相关人员不知道公司内部有哪些文件数据可供参考。而人员在找数据时，不知道应向哪个单位查询。
为了解决这些问题，在文件管理方面应建立以下制度：
第一，以档案流程、信息流程为基础，逐步检讨企业应产生的档案及文件等数据。第二，建立文档类别及清单。第三，制度标准的档案格式。第四，建立和统一文件编辑的方式。第五，档案数据产生和归档的方式。第六，建立文件管理中心。
数据管理机制
企业在项目执行过程中，由于数据管理不善而产生的问题也常常困扰着管理者。比如：人员未依规定产生电子数据、电子数据未集中保管。由于文件数据没有适当的编号，造成管理与查询的困扰。机密的电子数据外泄，或是重要的电子档案遭到修改等等。
为了解决这些问题，在数据管理方面应建立以下制度：
以档案、信息流程图为基础，逐步检讨应予电子化的数据项，以及负责的人员;规定律定电子档案的内容、格式，以及清单;规定律定各类电子档案的调阅、修改权限;购置适当的系统软件及硬件，建立资源共享的机制、同时设立专责的维护管理单位;对外档案往来权限，特别是针对研发相关资料的机密性，在资料外流方面应有特殊的做法。