。计划管理部门必须紧密跟踪项目的实际进展情况,对照计划,发现偏差,查找原因,要求计划执行部门及时采取措施予以纠正,对于重大偏差,计划管理部门向上级领导汇报,寻求更大力度的调控措施,以保证项目按照原定计划进度执行。
另一方面,计划在实施过程中,需要根据项目环境的变化,及时调整,使之与实际不断协调发展,始终保持正确的方向来指导工作,当然,对于关键节点的调整必须是十分慎重的。 (2)知识共享
计划管理部门应该将计划执行情况的检查结果、计划的调整情况,共享至信息平台,各部门也应该将各自的计划执行情况与其他部门共享,特别是对于一些部门之间的工作界面或结合点,必须与其它部门进行及时和充分的沟通协调。
企业的管理层,也应该经常查阅项目计划执行情况的汇报,对于计划执行过程中所出现的问题,及时做出决策,发布至信息平台,为相关人员所共享,从而实现管理机构的扁平化。
(3)知识运用
对于新的项目,相关部门可以查阅以往项目本阶段的计划执行记录,了解关键事项。计划管理部门也可以主动将以往项目有参考价值的信息,主动推送至相关人员,帮助新员工尽快熟悉业务,保持并不断提升项目团队的工作水平。
(4)知识创新
对于计划的监控方法,计划管理部门需要不断探索、优化和完善。对于计划执行过程中,遇到的新问题、新障碍,应探索新的解决方案。对于旧问题,应极力避免,如确实无法避免,应从以往的项目汲取经验,寻求更佳的解决办法。
4.计划总结
撰写项目总结报告,是计划管理的重要一环。这是PDCA循环之所以能上升、前进的关键。
(1)知识获取
项目结束后,所有项目相关部门均应编写项目后评估报告,内容要包括项目的绩效指标、成功/失败因素、资源实际使用等,计划管理部门则应对计划管理的全过程进行分析和总结,包括项目的编制是否合理,项目执行效果与计划目标是否吻合,项目计划监控过程是否到位,监控措施是否有力,在项目计划实施过程中所遇到的新问题以及处理办法等。
(2)知识共享
各相关部门不仅应完成本部门的后评估报告,也应对其他部门的后评估报告进行审阅,以全面了解项目的实际运作情况。作为整个项目运作的协调部门,计划管理部门应认真对所有后评估报告进行整理和分析,尤其是项目的执行结果与计划目标之间的对比分析。
(3)知识应用
项目后评估报告,一般是在项目完成后编写的,相对而言,比较全面,也比较有参考价值。对于后评估报告中所反映的问题,计划管理部门应该查明原因,并在下一个项目计划中予以改进。对于一些成功的做法,可以在下一个项目中进行推广,做法成熟后,可以逐步提升为企业的工作制度。同时,还可以将相关的知识在全体员工中共享,以提高企业的整体业务水平。
(4)知识创新
在进行项目计划总结时,不仅应该总结经验,还应提出新的目标,提出新的管理思路。对项目计划知识的收集、储存、管理和创新,可以改善知识的沉淀和利用,增强沟通和协作,改进工作流程,提高员工工作效率与工作质量,提升工程项目管理成熟度,真正推动PDCA循环。
四、结语
随着项目复杂程度的增加,项目计划的重要性将更为凸显。本文以某大型房地产企业对项目计划管理的做法作为模板,创造性地在项目计划的管理中,引入了知识管理的概念,并对其实施方法进行了深入的探讨。在实际的工作当中,每个企业对项目的关注点不同,需要根据企业自身的特点进行调整和改进。
知识管理是知识经济时代的新型管理模式,许多方面还不成熟,例如,如何建立知识管理制度,如何提升知识管理能力,如何评价知识管理的绩效等,都是需要在实践中继续深入研究,并予以解决的。相信在今后的实践活动中,项目计划的知识管理能够得到进一步的完善和丰富。