浅谈文控在项目索赔工作中的作用

2008/3/13 9:00:58 | 4289次阅读 | 来源：网友转载【已有0条评论】发表评论

繁多的信息中去查找某一封信或是某个记录。即便是从电子文件中查找，省去了翻查硬拷贝的麻烦，也还是需要一些时间来查找并过滤出来有用的信息。但是如果我们给文控人员一些指导，引导其在日常的文件收发工作中去搜集、筛选并整理对于索赔工作有用的信息，那么索赔工作对于证据的整理就会轻松许多。
索赔工作如果可以做到拥有一套完整的记录，那么这套记录一般会有一套比较详尽的文件清单（如下所示），制定好这样的清单会极大地帮助文件存档以及日后的查询工作。下面的清单看上去似乎包括很多的内容，但是大多数内容几乎都可以在文控部这个信息中心里查询的到。（另外，可参见附件1：泰国项目索赔信息管理，我们根据索赔工作的要求，将与索赔相关的文件进行了筛选、分类与整理，文控人员在接受了相关的索赔培训之后，在日常工作中，就将随时发生的与索赔相关的文件放入相应的文件夹中，以备查询）。
1. 合同文本
2. 项目施工用0 版文件以及后续版本
3. 给予承包商的指令（一般指开工令、停工令等）
4. 业主所发的变更通知，变更预计，以及接收到的变更令
5. 分包商的报价、分包合同、订单、及往来信函
6. 厂家图纸，原件及各个版本
7. 厂家图纸传送单及记录
8. 日工作时间记录
9. 日设备使用记录
10. 日施工进度记录
11. 材料运输及使用记录，包括督办记录
12. 收支记录
13. 进度款记录
14. 日帐目记录
15. 合同里程碑进度或项目实施进度
16. 短期进度计划与更新
17. 工作进度安排与分析
18. 费用估算
19. 成本预算
20. 实际成本报告，周报告或月报告包括不包含项报告
21. 定期的预计报告
22. 施工进度效率报告与分析
23. 内部文件，包括备忘录和传真（按文件类别划分）
24. 履约合同的往来信函
25. 与合同相关的会议纪要
26. 现场协调会议纪要
27. 信息请求函（Request for Information）
28. 工期或费用索赔通知
29. 政府部门视察报告
30. 监理检查报告
31. 事故报告
32. 日志
33. 电话内容记录
34. 周、月、季进度报告
35. 进度照片
36. 其他报告，例如第三方检验报告等
37. 所有文件的存档记录
备注: 请关注最后两组文件对于以上文件清单所列的文件存档，就需要对文控人员进行一定的培训，以便更好的进行文件整理工作。其实大多数文件都属于较为典型的文件，易于辨别。但是这里所要提出的就是要特别关注最后6项（32－37），往往被人们所忽略，而且日志、电话记录等这样的文件很少会存档于文控部门。
3.0 信息跟踪除了协助进行索赔证据的搜集、分类、筛选，文控部门还可以协助进行信息的跟踪工作：
1. 对文件进行编码，做好日志记录，方便日后的查询与引用。
2. 注意信息目前的状态。建立索赔信息记录表，索赔工作的状态则一目了然（详见附件2）。
3. 注意信息的提供者，确定信息的准确性与可靠性以供索赔人员进行参考。要知道一些不可靠的数据很可能会造成成本的浪费，甚至对于项目会百害而无一利。以上仅仅是文控工作服务于索赔的一个简要的介绍。相对于其他部门来说，文控部门在记录存档、信息过滤与筛选、建立日志记录进
行跟踪方面具有其得天独厚的优势，因为文控部门拥有项目最为全面的信息。我们所需要做的就是对文控人员进行索赔方面的培训，使其拥有索赔方面的敏感触觉，会很容易的从日常工作中发现对于索赔来说非常重要的证据，并及时地传递给索赔人员。但是这并不意味着文控人员可以取代合同人员或费用工程师来进行索赔工作。因为文控人员仅仅是被动地保存、分类和整理其所收到的信息，更无法从专业地角度上来进行索赔工作。本文的论点仅在于文控可以充分利用其部门特点和优势去服务于索赔工作，甚至更多其他的工作。
项目工作涉及众多的活动，众多的相关方需要互相合作，没有任何部门可以在没有其他部门的支持下而独立完成工作。在当今信息社会，信息变得至关重要，作为信息中心的文控部门也在项目的实施过程中逐渐发挥出越来越多作用，不断开发着自身强大的功能，服务于其他各方，服务于整个项目。