部的公平与和谐。
时间表的制定
在为项目量身定制时间表时,一般可以遵循以下步骤:
1.头脑风暴。尽可能地召集所有相关人员,让大家一起考虑所有项目相关的工作任务,并且确定其相互依赖关系。
2.项目拆分。尤其对于大的项目,拆分很重要,需要一个主计划和若干子计划,甚至孙计划,需要确定各个计划的负责人。
3.计划草拟。确定“里程碑”和关键路径。将草拟计划送至决策层及相关人员,并在职能部门中征求意见。
4.计划确定。收集好各方面意见后更新制订时间表,然后再召集相关人员开会,明确责任和目标。
时间表的基本要求
1.要使一个时间表真正有用,必须有明确的时间和任务。“建议”、“尽快”、“可能”这些模棱两可的话应尽量少用,因为这些话有可能成为拖延项目进度的借口。
2.时间安排合理。有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再多加25%~50%,这样可以使时间表更为现实。大多数人在项目上都会低估所需时间。
3.工作任务公平。时间进度安排是否公平?是不是会导致为了赶时间而造成超负荷工作现象?
4.要得到本人认可。只有任务执行人承诺的时间表才会真正有用。一般而言,当事人自己设定的时间表,是相对现实的。
时间表的控制与调整
环境是不断变化的,即使最客观、最公平并且被大家认可的时间表,在项目进行中仍然可能会遇到各式各样的麻烦。项目管理人员的一项重要职责,就是根据实际情况,及时地对时间进行调整,使得时间表始终和实际进度及发生的变化保持一致。
通常情况下,项目管理人员会遇到以下变化的情景:由于组织对优先程度的调整,项且可能被放到了不重要的位置,甚至可能取消;一个原来很简单的事情一下子变成了一个让人泄气的巨大麻烦;关键人员的离开或调离;有些任务提前完成或滞后了等等。
项目偏离了自己的预期,偏离了正常的轨道,在这种情况下,项目管理人员该如何实现既定目标?
需要项目管理人员切记的原则是:一个项目的时间不是一下子就过了几个月,而是一天一天、一周一周地溜走的,所以,项目管理人员应该每天或每周审视变化的环境和进度,尽早发现问题,及时调整时间表,用适合的方法让“出轨”的项目尽快回到既定轨道上来。
1.重新制订时间表。也许需要的只是改变时间,时间调整以后,项目就可以回到正轨,继续前进了;也许需要的是删除一些无关大局的任务,有些步骤可以锦上添花,但并不是项目成功的关键步骤,去掉这些装饰可以帮助项目轻装上阵;也许需要的是调整一些任务的实现方式,如为了节省时间,可以将邮寄改成快递或发电子邮件。
2.寻求更多的资源。清点现在手头的资源,有没有可能得到更多?如果有更多的人、更多的资金以及更多的设备和想法,将会对项目起到什么作用’如何顺势加以改进?与领导及相关职能部门进行及时沟通,为自己的项目争取更好的条件和资源。
3.替换。有没有某一项是项目中所需要的,但目前你可能达不到,可否用其他现成的资源代替,只要替代品不会使最终完成的项目发生质的改变。
4.及时中止项目。对于项目管理人员来说,中止自己的项目是很困难的决定。但是如果整个项目存在的基础条件的确发生了变化,项目已经没有意义时,项目管理人员应该及时撤销正在进行的项目,避免更大的损失。如公司决定花一年的时间,开发一种新的很有前途的产品,但三个月后,市场上此类产品的供需关系已经发生根本变化,而公司的新产品并不具备性能及成本上的优势,此时就应果断决策,做出符合公司整体利益的决定。
再复杂的项目,只要你制订了正确的时间表,并及时进行调整和跟踪。就会有很多办法在问题变得不可收拾之前得到修正,从而使项目走上正轨,直至任务的完成。
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