省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等。ｆ)工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据;工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录;工程会计核算资料等其他与工程有关的资料。
3 工程索赔程序当索赔事件发生以后,甲乙双方应按照合同有关条款的规定及时、合理地处理索赔事件。要搞好索赔,不仅要发现和把握机会,更重要的是要按照一定的程序来处理索赔。
我国建设工程施工合同文本规定:甲方未能按合同的规定履行自己的各项义务或发生错误以及应由甲方承担责任的其他情况,造成工期延误或向乙方延期支付合同价款及乙方的其他经济损失,乙方可按下列程序以书面形式向甲方索赔:ａ)索赔事件发生后28ｄ内,向工程师发生索赔意向通知;ｂ)发生索赔意向通知后28ｄ内,向工程师提出补偿经济损失和延长工期的索赔报告及有关资料;ｃ)工程师在收到乙方递交的索赔报告和有关资料后,于28ｄ内给予答复,或要求乙方进一步补充索赔理由和证据;ｄ)工程师在收到乙方递交的索赔报告和有关资料后28ｄ内未予答复或未对乙方作进一步要求,视为该项索赔已经认可;ｅ)当该索赔事件持续进行时,乙方应当阶段性向工程师发出索赔意向,在索赔事件终了后28ｄ内,向工程师送交索赔的有关资料和最终索赔报告。索赔答复程序同上ｃ)、ｄ)。乙方未能按合同约定履行自己的各项义务或发生错误给甲方造成损失,甲方也按以上各条款确定的时限向乙方提出索赔。在索赔事件发生后,按照上述程序,承包方必须分阶段的准备好如下索赔文件:ａ)索赔意向通知发现索赔或意识到存在的索赔机会后,承包商必须快速反应,要做的第一件事就是要将自己的索赔意向书面通知给工程师(或业主)。意向通知标志着一项索赔的开始,事先向工程师(或业主)通知索赔意向,这不仅是承包商要取得补偿的必须遵守的基本要求之一,也是承包商在整个合同实施期间保持良好的索赔意识的最好办法。递交索赔意向通知必须在规定的时限内,超过时限,工程师和业主有权拒绝承包商的索赔要求,即使是合理的索赔要求,也是无效的。
索赔意向通知,通常包括以下4个方面的内容:
1)事件发生的时间和情况的简单描述;
2)合同依据的条款和理由;
3)有关后续资料的提供,包括及时记录和提供事件发展的动态;
4)对工程成本和工期产生不利影响的严重程度,以期引起工程师(或业主)的注意。ｂ)证据资料索赔的成功很大程度上取决于承包商对索赔作出的解释和具有强有力的证明材料。因此,承包商在正式提出索赔报告前的资料准备工作极为重要,这就要求承包商注重记录和积累保存各方面的资料(如前2所述)。这些证据资料必须真实、全面、及时、与干扰事件关联,并具有法律证明效力。ｃ)索赔报告索赔报告是承包商向工程师(或业主)提交的一份要求业主给予一定经济(费用)补偿和延长工期的正式报告,承包商应该在索赔事件对工程产生的影响结束后,在规定时限内向工程师(或业主)提交正式的索赔报告。
编写索赔报告应注意以下几个问题:
1)索赔报告的基本要求:首先,必须说明索赔的合同依据,即基于何种理由提出索赔要求。一种是根据合同条款规定,承包商有资格因合同变更或追加额外工作而取得费用补偿和(或)延长工期;另一种是业主或其代理人任何违反合同规定给承包商造成损失,承包商有权索取补偿。第二,索赔报告中必须有详细准确的损失金额及时间的计算。第三,要证明客观事务与损失之间的因果关系,说明索赔前因后果的关联性,要以合同为依据,说明业主违约或合同变更与引起索赔的必然性联系。
2)索赔报告必须准确:其中包括责任分析应清楚、准确,索赔值的计算依据要正确,计算结果要准确,措辞要婉转和恰当