理,控制和其它详细技术工作-这就是我们称之为的项目管理科学。但是项目经理的一个更重要的部分是研究项目管理的艺术-例如领导,谈判,激励,团队建设,沟通顺畅,分析,项目章程,激励创造等领域。给项目经理提供合适层次的技术支持,使他们关注那些他们能发挥更大作用的事情上。这是项目办公室的一个重要角色。
过程,标准和方法学:项目办公室也是过程,标准和方法学的看护人。它作为这些问题的中心图书馆。配置控制和变更控制将由项目办公室管理。
培训:项目办公室也将是一个关注项目经理和团队培训的中心。在竞争力领域保持关注,评估和维持有能力的高水平的项目经理,并且精炼和剪裁必要的培训。
建议和指导:项目办公室能给组织的其它部门提供支持,他们需要管理自己的项目,并且给从事于其它项目的人员提供建议和指导。这个组成也对存在和正在进行的项目提供审计功能,用来判断在组织内部利用和开展的项目管理过程的有效性。
项目经理:一个稳定的有能力的项目经理能执行无论是大的、复杂技术的项目,或是小的短期项目:在这个资源短缺的市场经济时代他们值得留在组织身边。
软件工具:项目办公室集中于与项目相关的软件工具的建立和保持。用那些已经出现的正建立和保持的项目管理软件标准,将推进组织建立通用的编码结构以便项目进度能被集成和积累,为了管理资源,成本和进度报告。
5.项目办公室的人员
项目办公室在组织里对于指导项目管理是发挥一个中心作用吗?如果是,人员是复杂的。项目办公室主任在组织内部的地位应该等同于高级职能经理,甚至在一些情况下是有副总担任。这个层次上的项目办公室主任下面有很多专业的协助和管理人员。
已经建立的项目办公室是扮演支持和方便项目的角色吗?既然这样,办公室人员可以由一个有经验的项目主任,几个具有项目管理才能的专业人员组成,一个文案专员处理办公室日常工作职能。这个简单配置的主要职能是当项目管理日益重要时,在组织内部以特别方式运作用于从事项目管理的结果。
如果项目办公室等同于一个项目团队,那么项目经理也就是项目办公室的领导,并且全职或兼职的团队成员组成办公室人员。
一些我们看到过的项目办公室的职位和头衔有:项目办公室主任,项目经理,项目指导员,项目控制员,项目计划员,方法学专家,文案专员,管理支持协调员,沟通协调员,问题解决和变化控制协调员,风险管理协调员和软件权威。
6.展开项目办公室
从哪里开始?成功转换用项目办公室的方法管理项目的最佳途径是尽可能快的通过增加价值和得到结果。这里有七个成功的.
1控制已经失控的项目
2帮助项目开始和确立预估和风险管理过程
3评估和管理项目组合
4引导项目评审和审计
5组织和管理资源库
6确认和发展项目经理
7建立和加强一个项目管理环境
上述的每一点自身就是一篇文章的主题,因此我们将深入的看一下第一条:控制已经失控的项目。毕竟,根据Standish Group负责人吉米约翰森,在过去的几年里在项目失败率的改进是很大部分归于组织知道如何控制,甚至是停止,当项目处于困难中。
你如何知道何时一个项目处于困境中?这里有一些警告。当你意识到一个项目显示出:
不充分的项目编制计划
没有客户目标或项目目标
不完善的任务管理
很少的报告和交流
不足的文件
突然的进度变化
项目无组织
混乱的商业目标
极端复杂
项目团队成员显示出很低的士气,高层执行者离开,谁的可交付物总是延期,哪一个超过预算,或是看上去已经失控的范围,这些都是问题。而且,项目团队持续要求更多的细节,在不断的会议中;知道陷于困境但没有好的办法解决-要求立刻干预。项目办公室从哪里开始,是否