发现项目中可能存在的问题，并及时完善，也可以进一步认识项目的需求。
2. 可以减少项目成员之间的不必要的交流，大家都可以直接从项目文档中得到自己想要得到的东西，
3. 可以减少在说明过程中所产生的误会，减少接口出现问题的可能性，对项目的顺利完成有比较重要的意义
4. 可以保证项目向着一个可以控制的目标进行，使项目成为一个可控的过程
5. 为以后进行项目的升级做一个比较好的文档准备。
4) 我将如何与我的团队成员进行高效的交流？
建议：依照环境领导理论，你可以将你的团队成员归为四类，1）不热情也没有能力2）不热情但有能力3）有热情但没有能力4）有热情也有能力
建议项目经理应该多和第二和第三类人员交流，对于第四类人员给予必要的信息即可。对于第一类人员给予他们一些简单的不需要太多交流的任务。
分析：在工作中项目经理和团队成员的有效交流除了一个高效运作的项目沟通体系外，项目经理对交流的认识和交流的技巧也是有效沟通的一个重要因素。
比如; 项目过程中，如果队员不能完成任务，首先要了解产生这个问题的原因，针对这个原因，和团队成员进行交流，并找到解决办法,如果是他家里有事，不能专心工作，作为其领导，应该体谅你的项目成员，在可能的情况下，让其他成员帮助他完成部分工作。让其能够更好的解决家里的事。当他解决了家里的事之后，一定会加倍完成任务。
如果是因为不能胜任这个工作，就需要及时调整自己的工作计划，将他安排到他所能够胜任的工作上去，需要检讨自己的过失。
如果是因为这个人不愿意做这个工作，一定要问清楚他的想法，看是不是你有什么地方做的不对，让他有了情绪，
如果是你做的不对，要勇于承认错误，并主动和他消除误会，
如果不是，请他主动弥补以前的工作任务，否则，只好请他离开本团队。
还要注意一点，谈话的过程中，一定要说事，不要对人有任何的想法，如果谈话的过程中带有成见，你将很难很好的与其他人进行沟通，可能会达到更坏的地步。
5) 当我发现我的计划中有一个非常错误的假设时，我将如何向用户和管理人员报告。
建议:
a) 对你的错误做出真诚的道歉，承认你的错误且不要试图找寻借口来掩盖你的失误
b) 告诉对方真实情况并争取让他们认识到遇到这种情况是可以理解的。
c) 尽快为你的失误找到解决方案，找到解决问题的办法远胜过相互指责，
分析：需要向用户和管理人员报告，在报告前，你还需要做以下的工作：
1. 分析以前的失误，为什么会导致这种失误，应如何改进，弥补
2. 针对失误，提出一个详细的解决方案，并说明可能产生的后果，请求用户和管理人员理解
3. 努力寻找问题解决的办法，并向用户和管理人员汇报，说明你有能力解决这个失误。
4. 如果自己没有能力解决这个问题，也需要提出一个比较切实可行的解决方案，推荐几个有能力解决这个问题的人或厂商。以示你非常愿意帮助他们解决问题的真诚。
6）对一个我还是陌生的项目，我将如何和客户（用户）进行交流？
建议：
a）告诉客户（用户）你对这个项目还比较陌生并很乐意与他们合作。
b）告诉他们，公司为什么让你来做这个项目，你的优势是什么且这些优势会为他带来多大的好处。
c）准备一个良好的项目计划来证明你的能力。
分析：对一个你陌生的项目，你最好在和客户进行交流之前，多了解一些他们的业务，以争取更多的胜任。还需要告诉客户，我们公司有能力帮他们更好的完成他们的需求－－有时候公司的实力比自己的说服力更大，这就是中国的现状。和客户谈的过程中，尽量要将他们的业务了解的更多，尽量能够提出一些他们工作中的问题，最好提出解决办法，客户最愿意听到他的合作方是此行业的专家。