理组织各职能人员编写；
2、IT需求，即对系统架构、软硬件环境及应用集成等方面的需求，这部分需求一般由信息部门主管编写；
3、招标商务需求，即对软件厂商资质、报价等方面的要求，这部分需求一般由项目经理或企业采购部门主管编写。
需求说明书是企业在正式招标之前必需制定的，它是软件厂商制定解决方案的重要依据，也是评判竞标供应商是否符合企业要求的重要依据。在编写需求说明书时，应主要包括以下内容：
企业情况概述和HR管理现状；
项目的建设目标、实施范围、需要支持的员工数量和需要支持的用户数量；
功能需求描述和性能要求；
现有lT基础设施环境描述和技术要求；
项目进度要求；
对供应商的报价要求（如软件许可费、实施及二次开发费等）；
供应商已实施过的典型客户名单（其中1－2家可供参观）。
第二阶段：供应商招标阶段
第1步：筛选供应商，并邀请投标
企业在正式招标之前，需要对潜在供应商进行筛选，以确保邀请到尽可能符合企业需求的供应商参加投标。一般项目经理可以通过咨询其他已实施eHR系统的同行进行了解，也可以通过Internet进行信息搜集。为了避免过度招标、恶性价格战等带来的项目风险，企业一般应将邀请的供应商控制在3－5家。
确定邀请的供应商名单及联系方式后，项目经理就可向供应商发出招标邀请函。在供应商对招标邀请函作出正式应答之后，项目经理应组织项目组成员与供应商进行沟通，发放项目需求说明书，并针对方案提交时间、开标时间、评标办法等向供应商提出明确要求，以确保供应商能提供最适合企业实际需求的解决方案。
第2步：系统演示
系统演示的目的在于让项目组成员对供应商所提供的系统进行直观的了解，并对其适用性进行初步评估。在演示过程中，项目组成员可就不清楚的问题与供应商代表进行直接沟通，但一般不用在这一阶段过于关注每一个功能细节。同时，在演示和沟通过程中，项目组也可以对供应商团队的素质、经验等进行初步的了解和评估。
第3步：项目方案建议书评估
企业在正式开标之前，需要制定一个针对参选供应商项目方案建议书的评分表。该表针对前期项目需求说明书中的关键需求设定评估指标，并根据各个指标的重要程度分配不同的权重。在此阶段，企业应将系统架构、功能适用性、可扩展性等进行重点评估，而不是一味地强调价格。有些企业认为价格越低越好，将项目价格压到很低，在这种情况下，供应商考虑到自身成本的因素，往往派驻实施经验不够、水平较低的实施顾问，在实施、服务质量等方面也大打折扣，最终给项目带来巨大风险。
项目经理应组织项目成员对项目方案建议书进行认真评估，并在评估过程中与供应商保持密切的沟通，遇到不清楚的问题及时联系供应商弄清楚。项目组完成评估后，应讨论确定进入下一轮的供应商，并安排方案展示、典型客户参观的日程。同时，无论供应商是否获得进入下一轮竞标资格，项目组都应正式通知供应商，并对参加竞标但未入选的供应商表示感谢。
第4步：参观典型用户
倾听供应商典型用户的心声非常重要，他们将为企业项目实施提供重要参考意见，同时也可以对供应商以往实施的项目情况进行了解。在参观典型用户之前，项目组应事先准备好需要了解的问题清单，以便做到确保参观的有效性。准备的问题包括典型用户的eHR系统应用背景、系统功能、实施阶段、系统应用情况、系统对需求变化的适应性、服务质量，以及对该供应商的综合评价等。典型用户的意见固然重要，但项目组也应该对这些意见进行客观评估，以确保评估过程尽可能公正、公平。
有的企业还希望参观供应商，以进一步评估供应商地综合实力，并就一些不清楚问题作进一步沟通。
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